Wat houd je tegen? Verhoog de productiviteit in jouw organisatie en creëer een stressloze werkomgeving dankzij de 9 vernieuwde tools die Microsoft je in Office 365 aanbiedt.

1. Tijd winnen door online te vergaderen?
Microsoft Teams

Hoeveel tijd en geld ‘verliest’ jouw organisatie aan reizen van en naar collega’s, leveranciers en klanten? Hoe zorg je ervoor dat mobiele collega’s en thuiswerkers geconnecteerd blijven? Hoe communiceer je zelf wanneer je zelf op pad bent?

Met MS Teams kan je:

• professioneel samenwerken en vergaderen, volledig geïntegreerd in Office 365. Alle gesprekken gebeuren vanuit één app: chat, audio- en videogesprekken, onlinevergaderingen en webinars. Je kan ook gemakkelijk documenten delen;
• communiceren met iedereen, overal, op jouw favoriete apparaat. Zelfs als ze Teams niet gebruiken, kunnen ze deelnemen aan vergaderingen. Het enige wat ze nodig hebben, is een vaste telefoonlijn of een internetverbinding;
• gegevens veilig houden en accounts eenvoudig beheren. Alle communicatie wordt beveiligd door verificatie en versleuteling.

2. Meer online afspraken via je site of Facebook?
Microsoft Bookings

Bookings is een onlinesysteem voor het managen van afspraken. Je klanten maken rechtstreeks een afspraak in je bedrijfsagenda. Het systeem weet wie er wanneer beschikbaar is door een koppeling met outlook. Een afspraak maken kan 24 op 7, waar jij of jouw klant zich ook bevindt. Het systeem herinnert je klanten op tijd aan de afspraak, zodat zij deze niet missen. Als je klant verhinderd is, kan hij/zij deze afspraak zelf annuleren of verzetten.

Contact met een medewerker is niet nodig. De app is volledig geïntegreerd in Office 365. Zo kan je Bookings bijvoorbeeld automatisch laten syncen met de kalender van jouw medewerkers in Outlook. Bookings is heel eenvoudig op te zetten en kan je integreren op website of Facebookpagina … en geeft je reservaties een boost!

Lijkt Microsoft Bookings op het eerste gezicht misschien een klein of onbeduidend tooltje, het is een slimme en waardevolle app voor (met name kleinere) bedrijven, zoals kapsalons, tandartspraktijken, kuuroorden, advocatenkantoren, financiële dienstverleners, consultants en autobedrijven.

3. Je persoonlijke werkruimte, doorheen alle Microsoft oplossingen?
Office Delve

Delve is de tool in Office 365 waarmee je in één oogopslag inzicht krijgt in de documenten en collega’s die voor je belangrijk zijn. Aan de hand van de keywords in jouw profiel, met welke collega’s je samenwerkt en welke afspraken er in jouw agenda staan, bepaalt Delve welke content op dit moment relevant is voor jou. Slim van Microsoft.
Daarnaast biedt Office Delve je ook nog de mogelijkheid om jouw persoonlijke profiel te delen met je collega’s, zoals: je functie, expertise(s), contactgegevens, de projecten waar je aan werkt…

Waar werk je aan? Wat heb je gedeeld met anderen? Welke documenten zijn relevant over verschillende projecten heen? Waar werkt een collega aan? Met Delve kan je de gegevens vinden die op dit moment het meest interessant en relevant voor je zijn. Je hoeft de titel van een document of waar het is opgeslagen dus niet te onthouden.

4. Samen met collega’s een succes maken van een project?
Office Groups

Wil je medewerker een werkgroep aanmaken voor de uitbouw van de nieuwe website? Of voor een ander project dat hij/zij samen met een aantal collega’s wil realiseren? Dat kan met een paar muisklikken.

Een Office Group laat je een werkruimte aanmaken waar alle informatie rond jouw werkgroep of project wordt verzameld en beheerd. Een mailbox verzamelt alle mailcommunicatie centraal, een project ‘Planner’ bundelt alle taken zodat je deze kan opvolgen, in de OneNote van het project kan je alle notities en verslagen terugvinden… Nog nooit was samenwerken zo laagdrempelig.

5. Je verschillende projecten en groepen eenvoudig managen?
Microsoft Teams

Ben je bij meerdere (werk)groepen of projecten betrokken? Schakel dan een versnelling hoger en integreer met Microsoft Teams. Dit is een extra laag bovenop ‘Office Groups’ die je de mogelijkheid geeft om al jouw teams centraal te beheren. Een dashboard geeft je het overzicht.

Een extra interessante feature is de mogelijkheid om live met elkaar te communiceren via de geïntegreerde chat. Zoals met alle nieuwe features van Office 365, zijn de integratiemogelijkheden met andere applicaties binnen Office 365 oneindig en blijf je op de hoogte zoals nooit tevoren.

6. De taken van jezelf en die van je team volledig onder controle?
Microsoft Planner

Het opvolgen van taken kan ook makkelijk zijn. Met Planner creëer je een nieuw project in een handomdraai, nodig jouw collega’s uit en start onmiddellijk met het toewijzen en opvolgen van taken. Neem hier de mogelijke integratie met Office Groups & Teams bij en je volgt niet enkel jouw taken op, maar blijft ook op de hoogte van het laatste nieuws. Je hebt alle relevante documenten bij de hand en je weet perfect wat besproken is tijdens de laatste vergadering via OneNote.

7. Een overzichtelijk notitieblok dat je nooit kwijt kan spelen?
Microsoft OneNote

OneNote is een digitaal notitieblok voor het vastleggen, opslaan en delen van allerlei soorten informatie. Dankzij OneNote heb je jouw eigen notities altijd en overal bij de hand. Je kan ze heel handig structureren of delen. En het biedt je ook de mogelijkheid om er afbeeldingen in verwerken, linken leggen naar documenten in SharePoint …

Het stelt je ook in staat jouw coachings, meetings en teamvergaderingen naar een hoger niveau te tillen. Eens je het hebt gebruikt, kan je zich een productief leven zonder OneNote nog moeilijk voorstellen.

8. Informatie die altijd en overal beschikbaar?SharePoint Online

SharePoint is een veilig platform voor het opslaan, organiseren, delen en gebruiken van informatie vanaf vrijwel elk apparaat. Je hebt alleen een webbrowser nodig, zoals Internet Explorer, Chrome of Firefox. SharePoint positioneert zich als platform waar modulair oplossingen kunnen worden geboden die processen optimaliseert en samenwerking versterkt. Documenten terugvinden en delen was nog nooit zo eenvoudig.

9. Vlot communiceren met externe en mobiele teams?
Microsoft StaffHub

Veel van jouw medewerkers werken extern en zitten niet de hele dag aan hun laptop gekluisterd. Denk aan technische teams of medewerkers in de horeca. Zij hebben niet altijd voldoende toegang tot mail en chatprogramma’s om continu bereikbaar te zijn en zijn in de praktijk vaak afhankelijk van omslachtige methodes zoals sms of papieren schema’s om hun werkshiften te regelen of documentatie te ontvangen.

StaffHub geeft jou de mogelijkheid je team centraal in te plannen en deze planning via een app individueel aan de juiste medewerkers te bezorgen. Zo weet elke medewerker perfect welke shift, taken of diensten hij of zij moet realiseren. Waar en wanneer. Via de app kunnen je medewerkers ook shifts wisselen, verlof aanvragen, documenten delen, berichten versturen… Alle nodige tools worden gebundeld in één applicatie!

Honger naar meer? Bekijk dan hieronder onze meest recente Office 365 webinars waarin Koen Van Loon, onze Manager Business Applications, je begeleidt doorheen de verschillende tools.