Pourquoi une application de commande via SharePoint ?

De nombreuses entreprises sont confrontées à des commandes non structurées par le biais d'e-mails, de listes Excel ou de documents non structurés. Dans le secteur chimique en particulier, où des matériaux sont régulièrement commandés pour des essais et des recherches, cela peut entraîner des erreurs, des doublons ou des pertes de temps. InOpSys voulait une meilleure alternative : une solution de commande numérique qui fonctionne de manière intuitive et s'intègre sans effort dans leur environnement Microsoft 365..

Notre solution ? L'application de commande SharePoint : un canevas PowerApp qui fonctionne sur SharePointLes services d'aide à l'enfance et à la jeunesse sont des services d'aide à l'enfance, entièrement adaptés à leurs besoins.

Fonctionnalités clés de l'application de commande SharePoint

1. Plate-forme de commande centrale

Toutes les commandes passent par une seule plate-forme numérique. Cela signifie qu'il n'y a plus d'e-mails séparés, mais un seul aperçu de toutes les demandes, approbations et livraisons.

2. Interface intuitive

La page d'accueil est restée simple : les utilisateurs peuvent choisir de passer une nouvelle commande ou de consulter les commandes existantes. Sans seuil, même pour les profils moins numériques.

3. Détails et catégorisation des produits

Les utilisateurs peuvent facilement ajouter des descriptions de produits, sélectionner des catégories et enregistrer des accords de prix. Grâce aux menus déroulants et à la validation, tout est saisi correctement.

4. Gestion des fournisseurs

Le système vous permet de sélectionner des fournisseurs existants ou d'en ajouter de nouveaux, avec affichage automatique des coordonnées pertinentes.

5. Règles de commande, remises et TVA

Chaque commande peut contenir plusieurs lignes. Les utilisateurs peuvent ajouter des remises, calculer la TVA et commander sans problème plusieurs articles en un seul flux.

6. Génération automatique de PDF

Un bon de commande professionnel au format PDF est automatiquement généré après chaque commande. Il peut être partagé avec des collègues internes ou des fournisseurs externes.

Une technologie intelligente sous le capot

L'application est conçue comme une PowerApp et s'intègre avec :

• des listes SharePoint, dans lesquelles toutes les données relatives aux commandes sont stockées de manière centralisée.
• Power Automate, qui fournit des flux d'approbation automatiques et des notifications pour les nouvelles commandes.
• Microsoft Teams, où les notifications d'approbation sont également envoyées si nécessaire.

Tout se passe dans l'écosystème sécurisé de Microsoft 365, sans connexion supplémentaire ni outils séparés.

Pourquoi InOpSys a-t-elle choisi cette approche ?

InOpSysspécialisée dans la réutilisation des flux de processus en chimie, a régulièrement besoin de matériel d'essai et de produits chimiques. Leur processus de commande devait être rapide, clair et traçable. Grâce à cette application :

• Ils évitent les doubles commandes.
• Y a-t-il toujours un aperçu des commandes par projet ?
• Les approbations sont-elles suivies plus rapidement ?
• L'administration est considérablement facilitée.

Intéressant également pour d'autres secteurs

Bien que cette application de commande ait été conçue sur mesure pour une entreprise chimique, elle est parfaitement utilisable dans des environnements de production, des établissements de soins de santé, des établissements d'enseignement et des commerces de détail. Nous adaptons facilement les fonctionnalités aux besoins spécifiques de votre secteur.

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Chez VanRoey, nous regardons au-delà de la seule solution. Grâce à notre Managed Services nous veillons à ce que vos outils numériques continuent à fonctionner de manière optimale, soient sécurisés et évoluent avec votre organisation. Ainsi, vous avez toujours derrière vous une équipe d'experts qui pense et soutient de manière proactive - aujourd'hui et demain.