Erwin Schreurs, directeur général, explique ce qui a motivé le passage à l'informatique dématérialisée : "Nos serveurs sur site étaient de nouveau en fin de vie. Cela se produit tous les 5 ou 6 ans et, à chaque fois, nous nous demandons si nous devons encore investir dans de nouveaux serveurs. Jusqu'à récemment, nous avons toujours choisi de le faire. Mais cette fois-ci, nous avons demandé conseil à VanRoey. C'est ainsi que nous avons commencé à nous intéresser à Microsoft 365. Pour nos e-mails, nous travaillions déjà avec Office 365, nous connaissions donc déjà le produit. Ensuite, VanRoey a élaboré deux propositions. L'une comme nous en avons l'habitude, un réinvestissement de nos serveurs, et l'autre, ce que cela signifierait si nous transférions tout dans le nuage via Microsoft 365."

Avantages cloud

Le passage à l'informatique dématérialisée présente de nombreux avantages pour Buromas. Erwin Schreurs en dresse la liste : "Il s'agit d'une technologie à l'épreuve du temps qui nécessite peu de maintenance. De plus, le coût de Microsoft 365 était inférieur à l'investissement et à la maintenance des serveurs sur site. Le coût est également prévisible. Il s'agit d'une redevance mensuelle qui reste pratiquement inchangée. Et nous n'avons pas de coûts d'investissement fluctuants. L'avantage de la sécurité du système et des données a également été un facteur important pour nous. Il devient de plus en plus difficile et coûteux de le faire soi-même à chaque fois et d'investir dans ce domaine. Nous bénéficions désormais des connaissances de Microsoft et de VanRoey, qui peut désormais surveiller notre système plus facilement.

En outre, nous avons une meilleure vue d'ensemble de nos données non structurées. Après 30 ans, le nombre de fichiers se trouvant sur nos serveurs de fichiers avait énormément augmenté. Maintenant que nous sommes passés à l'informatique en nuage, il est beaucoup plus facile de les trouver et de les utiliser. Surtout à l'époque de Corona, le fait de pouvoir travailler en déplacement tout en ayant accès à nos données non structurées a été un avantage. Grâce au passage à Microsoft 365 il offre également à Buromas un certain nombre d'outils de communication. Le choix a donc été vite fait.

Migration en douceur à travers l'ingénieur punitif

La migration vers l'informatique dématérialisée s'est déroulée sans problème. Erwin Schreurs ne s'attendait pas à cela : "Nous étions un peu inquiets à propos de cette migration. Nous avions le sentiment qu'il s'agissait d'un grand pas technologique. Nous craignions une courbe d'apprentissage chez les employés et une indisponibilité pendant la migration. Mais tout s'est bien passé. Nos employés ont pu travailler sans interruption. Et il n'y a pratiquement pas eu de courbe d'apprentissage. Par la suite, le système s'est avéré faire ce qui avait été promis. Tout s'est donc déroulé de manière quasi parfaite.

"De plus, nous avons été impressionnés par l'ingénieur qui est venu effectuer la migration. Il connaissait très bien non seulement le nuage de Microsoft, mais aussi le processus de migration. À aucun moment, il n'y a eu de problème ou d'incident qui ne devait pas se produire. Les petits problèmes ponctuels auxquels nous n'avions pas pensé au préalable ont été résolus immédiatement. Non seulement son niveau de connaissances était extrêmement élevé, mais la façon dont il a communiqué avec nous et avec l'ensemble du personnel était de premier ordre. Cela m'a vraiment frappé dans un sens positif. Le calme, la sérénité et le contrôle dont il a fait preuve. C'est vraiment une réussite", se souvient Erwin.

Des fonctionnalités utiles en ces temps étranges

Maintenant que la migration est terminée, Erwin et son équipe peuvent commencer à utiliser pleinement Microsoft 365. "Ce qui est bien avec la migration, c'est que ce qui fonctionnait avant fonctionne toujours maintenant. C'est juste beaucoup plus facile. Et de nombreuses fonctionnalités potentielles ont été ajoutées que nous pouvons maintenant explorer à notre propre rythme. Je pense à SharePoint, par exemple. Teams est désormais bien établi.

Maintenant, depuis la crise de Corona, nous l'utilisons même pour communiquer entre nous lorsque nous sommes assis dans la même pièce. Nous avions l'habitude de nous asseoir l'un à côté de l'autre pour regarder le même écran. Aujourd'hui, chacun reste derrière son bureau, même si nous ne sommes physiquement assis qu'à 3 mètres l'un de l'autre. Nous utilisons également Teams avec des partenaires externes. Et même avec des partenaires qui n'ont pas d'équipes eux-mêmes, mais qui peuvent communiquer avec nous par l'intermédiaire de nos équipes.

Des années de coopération avec VanRoey

Depuis 15 ans, Buromas fait confiance à VanRoey pour l'entretien de son système. Auparavant, ils étaient également clients, mais plutôt pour l'achat de matériel et de logiciels. Erwin explique pourquoi ils nous ont choisis : "VanRoey est une entreprise locale, tout comme nous. Balen se trouve dans la province d'Anvers, mais nous sommes également limbourgeois. C'est ce qui nous a permis de créer un lien. Nous avons donné une chance à VanRoey et cela s'est toujours bien passé. Il n'y a jamais eu de raison de chercher un autre partenaire. Nous n'avons eu que trois techniciens au cours de cette période de 15 ans. En fait, l'un d'entre eux est aujourd'hui notre gestionnaire de comptes. Il connaît Buromas sur le bout des doigts.

Ce qui me frappe aussi, avec mon expérience dans le monde de l'informatique, c'est que chez VanRoey, ils ne sont pas seulement des techniciens, mais qu'ils pensent aussi avec l'entreprise. Avec ce qu'est Buromas et comment nous travaillons. Dans le monde de l'informatique, il n'est pas courant que les gens soient à la fois de bons spécialistes de l'informatique et capables de comprendre l'entreprise elle-même et les besoins que nous avons en tant qu'entrepreneurs. VanRoey fait fonctionner cette combinaison.

"Nous sommes une petite entreprise et nous n'avons pas les moyens de mettre en place un service informatique doté de toutes les compétences dont nous avons besoin. Ce n'est tout simplement pas faisable pour nous. À cet égard, VanRoey est un bon partenaire en raison de sa facilité d'accès et de communication. VanRoey est une entreprise professionnelle, mais ce n'est pas un mastodonte pour lequel nous sommes un numéro. Lorsque j'appelle, ils savent qui nous sommes. Je remarque qu'ils suivent bien la technologie et ses évolutions. Ils utilisent également les produits qu'ils vendent eux-mêmes en interne dans l'entreprise. Pour nous, ils sont plus un partenaire qu'un fournisseur de matériel ou de logiciels", conclut le chef d'entreprise.