The Step : "Notre collaboration est un succès".

Le personnel de De Stap rend constamment visite aux familles qu'il accompagne. Pour le suivi administratif, ils avaient l'habitude de travailler au bureau avec des PC de bureau avec lesquels ils se connectaient au serveur central dans un centre de données externe. L'ensemble de la configuration avait désespérément besoin d'une mise à jour. "Nous devions nous connecter à notre serveur via une connexion internet, mais celle-ci était souvent très lente, voire coupée", explique Adelheid Hoewaer, directrice de CKG De Stap. "À cause de ces problèmes techniques, nous ne pouvions absolument pas travailler efficacement. De plus, certains courriels n'arrivaient même pas, ce qui nuisait à la communication avec nos partenaires.

Un expert en informatique qui parle un langage simple
Pour Adelheid Hoewaer, c'est clair : "L'informatique n'est pas notre truc et nous ne voulons pas du tout nous en occuper nous-mêmes. Nous étions donc à la recherche d'un partenaire informatique capable de nous offrir une bonne solution. Après avoir discuté avec plusieurs entreprises, le choix s'est porté sur VanRoey. Ils ont été les premiers à tout expliquer très clairement, de sorte qu'en tant que non-informaticiens, nous comprenions tout de même très bien. De Stap ne dispose pas d'informaticiens en interne, c'est pourquoi la collaboration avec un partenaire externe est indispensable.

Pour le projet, VanRoey a dû tenir compte de deux aspects essentiels : la sécurité des données confidentielles et une connexion rapide. "Les données des familles que nous aidons doivent être très bien protégées", explique Adelheid Hoewaer. "En même temps, elles doivent être facilement accessibles à notre personnel, ce qui posait problème auparavant. En concertation avec VanRoey, nous avons décidé de revenir à un serveur local situé dans nos locaux. VanRoey nous a conseillé la technologie la plus appropriée et a tout transféré et installé.

Le courrier électronique dans le nuage
Le projet s'est déroulé en plusieurs phases, ce qui était important pour De Stap afin de garder sous contrôle le budget informatique, qui est assez limité dans une organisation à but non lucratif. Comme il y avait surtout beaucoup de problèmes d'e-mails, on s'est d'abord attaqué à ce problème. "Notre messagerie est dans le nuage, avec Office 365", explique Adelheid Hoewaer. "VanRoey a cherché la version d'Office 365 la plus adaptée et la plus économique pour nous. " Ce logiciel en nuage offre également de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, telles que le partage de calendrier et la collaboration en ligne sur les documents.

De plus, il s'agit d'un système très convivial. Par exemple, nous pouvons très facilement créer nous-mêmes un nouvel utilisateur. Nous avons tous les deux suivi une formation sur Office 365 chez VanRoey, après quoi nous avons transmis nos connaissances en interne." Pour les employés de De Stap, Office 365 a représenté une certaine adaptation, mais dans l'ensemble, la transition s'est déroulée sans heurts. "Nous sommes particulièrement heureux qu'il n'y ait plus de problèmes techniques", déclare Adelheid Hoewaer. "Les utilisateurs eux-mêmes remarquent que tout fonctionne beaucoup mieux qu'avant et qu'il y a beaucoup moins de frustrations liées à l'informatique. Avec Office 365, tout le monde a désormais la même présentation pour les courriels, avec une signature identique et notre logo. Cela donne immédiatement une impression beaucoup plus professionnelle."

Serveur interne pour les informations sensibles
Dans un deuxième temps, De Stap a adopté son propre serveur de données interne pour tout ce qui concerne les informations sur les ménages. VanRoey a installé le serveur et continue d'en assurer la maintenance. "C'est un investissement considérable pour nous, mais de cette façon, nous sommes sûrs de bénéficier d'un bon service et nous devons nous occuper le moins possible de l'informatique", explique Adelheid Hoewaer. "VanRoey vient quatre fois par an pendant une demi-journée pour contrôler le serveur, passer en revue une liste de contrôle et répondre à nos questions. Nous évitons ainsi les problèmes informatiques. Nous pouvons aussi toujours appeler le service d'assistance de VanRoey pour les questions urgentes."

Vu l'importance de la sécurité, VanRoey a également veillé à la sécurité étanche du serveur et du réseau informatique. L'accès aux informations confidentielles est protégé par des mots de passe pour chaque équipe. Pour éviter de perdre des données importantes, une sauvegarde automatique est effectuée chaque nuit sur un deuxième disque dur dans le serveur. De plus, il existe également une sauvegarde externe dans le nuage, de sorte que même après un incendie, tout est récupérable.

Un travail plus flexible grâce aux ordinateurs portables
La troisième étape du renouvellement de l'infrastructure informatique de De Stap a consisté à remplacer les ordinateurs de bureau obsolètes par des ordinateurs portables. Seuls les employés qui sont toujours au bureau, comme les comptables, travaillent encore sur un ordinateur de bureau. Les autres peuvent travailler de manière plus flexible et en déplacement grâce aux nouveaux ordinateurs portables. Par exemple, après une visite à domicile, ils peuvent se connecter rapidement et en toute sécurité au serveur depuis leur domicile ou un autre endroit pour rédiger leur rapport.

Wifi pour les visiteurs
Dans un dernier temps, l'asbl souhaite également mettre en place un wifi pour les visiteurs. "Nous organisons régulièrement des réunions dans nos bureaux avec des partenaires externes et ces personnes demandent souvent un accès wifi", précise Adelheid Hoewaer. "Pour l'instant, nous n'avons pas encore de wifi dans la salle de réunion, mais nous aimerions en avoir un. Là encore, il est important que cela puisse se faire de manière sécurisée, avec un circuit invité séparé, de sorte que les visiteurs ne puissent certainement pas accéder à nos données. VanRoey peut certainement nous aider à cet égard.

La collaboration avec VanRoey a manifestement été un succès pour De Stap. "Nous voulions un partenaire informatique avec beaucoup de connaissances, d'expertise et une approche professionnelle mais personnelle. C'est ce que nous avons trouvé chez VanRoey", conclut Adelheid Hoewaer.