Des ruminants, des volailles et des porcs en bonne santé grâce à Dierengezondheidszorg Vlaanderen et SharePoint

La gestion centralisée des informations et leur partage efficace avec tous les employés, les agriculteurs, les vétérinaires et les partenaires sont essentiels au bon fonctionnement de la DGZ. Danny Geyssens, responsable informatique, déclare : "Nous avons acheté SharePoint mais n'a pas réussi à la mettre en œuvre dans l'ensemble de l'organisation. Il n'a été utilisé que de manière limitée, notamment par l'équipe TIC. Il était clair pour moi qu'une approche différente était nécessaire pour faire de ce projet un succès.

"Au cours de l'événement de fin d'année de VanRoey.be, un certain nombre de clients existants ont présenté eux-mêmes leur processus de mise en œuvre réussie de SharePoint", explique M. Geyssens, "et le rôle que VanRoey.be a joué dans ce processus s'est avéré crucial. Sur la base de ces témoignages, nous avons décidé de demander un devis pour la mise en œuvre du "VanRoey.be SharePoint Framework". Ce projet avait déjà été pensé dans les moindres détails, il était très bien conçu et a reçu de nombreux commentaires positifs. Nous avons également décidé d'y intégrer notre environnement. Le résultat a été une variation du concept standard de VanRoey : "DGZ Connect".

Geyssens : "Pour nous, il était très important d'inclure immédiatement le concept de l'intranet dans l'histoire. L'objectif était que tous les employés prennent le train en marche et continuent à utiliser le système de manière intensive, même à long terme.

C'est pourquoi la page d'accueil de DGZ Connect a été conçue de manière à ce qu'elle puisse fonctionner littéralement comme le "début de votre journée de travail". Les employés y trouveront un aperçu des actualités internes, les numéros de téléphone de certains employés, des raccourcis vers les applications web et ils pourront naviguer vers toutes les autres sections.

Le fait que l'ensemble ait été aménagé de manière agréable joue également un rôle important. En utilisant des carreaux clairs avec des icônes claires, les employés trouvent leur chemin rapidement et efficacement. L'ensemble fonctionne intuitivement et ne semble pas trop technique. L'environnement est configuré de manière à ce que les utilisateurs puissent y travailler sans l'intervention du service informatique. En conséquence, nous constatons aujourd'hui que tout le monde, même avec peu de connaissances sur SharePoint, s'y retrouve parfaitement".

Outre sa convivialité, la plateforme offre naturellement de nombreuses fonctionnalités intégrées permettant de travailler ensemble de manière plus structurée. Nous allons expliquer quelques éléments importants de la mise en place :

• Portail du projet : Danny : "Nos employés peuvent maintenant créer eux-mêmes de nouveaux sites et projets avec des processus d'approbation. Ils obtiennent une vue d'ensemble claire de tous les projets auxquels ils participent, ainsi qu'un aperçu en direct de toutes les tâches liées aux projets ouverts".
• Portail de consultation : "Les employés peuvent également créer leurs propres sites de consultation. Une fois de plus, la page d'accueil leur donne un aperçu de toutes les consultations et énumère les tâches ouvertes qui en découlent".
• Informations générales : "Les bibliothèques contenant des documents généraux actuels destinés aux employés, tels que les conventions collectives de travail, les documents politiques, les présentations de cours de formation, etc. sont désormais disponibles de manière centralisée. Et grâce à l'historique des versions et aux vérifications, nous évitons les abus ou les doubles emplois".
• Sites d'équipes : "Nos sites d'équipes, sur lesquels les équipes peuvent construire leur propre sous-portail, commencent lentement à prendre forme. Le plus grand défi consiste à choisir et à mettre en œuvre la bonne solution parmi toutes les possibilités offertes par SharePoint".

Une nouvelle façon de travailler

"Il est difficile de calculer le résultat de cette mise en œuvre car elle implique une toute nouvelle façon de travailler. SharePoint est maintenant pleinement mis en œuvre et l'intranet est particulièrement bien utilisé. Pour les autres composantes, la période d'adoption est plus longue, mais nous constatons que de plus en plus de personnes commencent à l'adopter et à l'utiliser. Nous devons continuer à investir dans le soutien de nos employés afin de tirer le meilleur parti de SharePoint, mais cela va sans dire dans des projets aussi importants".

Sur une bonne collaboration ?

Danny : "C'est vrai, nous sommes très heureux de la coopération avec VanRoey.be. C'était parfait à tout moment, même si nous travaillons souvent ensemble à distance. Vous répondez rapidement aux courriers électroniques et les problèmes éventuels sont toujours résolus rapidement. Cette réponse efficace est un grand atout, mais ce n'est pas le seul. Ce que nous apprécions particulièrement, c'est votre volonté de partager les connaissances. Par conséquent, en tant que client, nous sommes en mesure de gérer la solution nous-mêmes autant que possible. Nous recevons toujours une documentation claire et lors du lancement, une explication générale du concept est donnée en combinaison avec une formation de base pour les utilisateurs finaux".

"Mais techniquement, ce n'est pas difficile. Même lorsque vous modifiez le code que vous avez écrit vous-même ou d'autres aspects de la configuration de SharePoint, nous n'avons jamais de vent contraire. Au contraire, nous recevons même toute l'aide dont nous avons besoin pour nous mettre au travail nous-mêmes. Enfin et surtout, la confiance est totale. SharePoint n'est pas le seul projet que nous avons réalisé avec VanRoey.be. C'est encore une autre histoire à succès après les renouvellements réussis de l'infrastructure avec les services gérés, la sécurité GDPR-ready, la gestion des licences, Office 365, etc.