Vatana bénéficie d'un soutien idéal grâce à ICT-MaaS

Les TIC comme colonne vertébrale

Deux succursales, la clientèle d'un grand supermarché et une gamme de plus de 150 000 produits différents - il faut un système TIC solide pour cela. Il y a quelques années, l'ICT de Vatana était régulé par une entreprise néerlandaise. Celle-ci proposait toujours à Vatana les derniers logiciels et vérifiait quels ordinateurs devaient être remplacés. "Mais nous avions plutôt besoin d'un partenaire qui nous offre des connaissances et un soutien. Quelqu'un qui sait ce dont nous avons besoin, mais aussi ce dont nous n'avons pas besoin, qui peut nous guider. En bref, quelqu'un à qui nous pouvons toujours poser toutes nos questions", déclare Sigrid Put.

Il fallait donc trouver un nouveau partenaire. Un partenaire qui soit à l'écoute du client et, surtout, qui mette les besoins du client au premier plan. "Lorsque nous avons cherché une société qui pourrait nous aider dans ce domaine, notre comptable nous a recommandé EuroSys. Il était en fait très satisfait de sa coopération avec EuroSys", dit Sigrid.

Gestionnaire TIC en tant que service

Cette réunion s'est révélée très instructive. Il a été décidé de travailler ensemble. Cette coopération a commencé par une série de discussions au cours desquelles nous avons examiné ensemble ce qui n'allait pas dans l'entreprise, quels problèmes devaient être résolus et comment EuroSys pouvait apporter une solution. EuroSys a alors proposé de travailler avec un ICT Manager en tant que service. "Cela signifie que nous pouvons emprunter l'un des collègues d'EuroSys. En fait, nous avons maintenant notre propre responsable ICT, pas à plein temps mais seulement pour le temps nécessaire avec nous", dit Sigrid, "avec une grande expérience qu'un responsable ICT permanent dans une entreprise n'a parfois pas."

Pour que le service fonctionne sans problème, il fallait d'abord mettre en place un certain nombre de choses : non seulement les PC ont été remplacés et les nouvelles connexions effectuées, mais les experts d'EuroSys ont également aidé à expliquer aux employés comment un certain nombre de choses fonctionnent. "Tout cela s'est passé en avril 2020, lors du premier lockdown. C'était une période plus difficile, mais EuroSys a tout terminé et livré proprement et à temps", se souvient Sigrid.

Partenaire neutre et attentionné

Après cette installation, EuroSys a envoyé un Manager as a service, en l'occurrence Peter Vanherck, chez Vatana. Il est arrivé comme un outsider dans une entreprise familiale très soudée, mais il a rapidement réussi à gagner la confiance de tous. Il ne l'a pas fait avec des arguments de vente, mais avec des conseils honnêtes. Avec Vatana, il a élaboré des plans réalistes et les soutient encore aujourd'hui dans les discussions avec d'autres partenaires. Lorsque les choses deviennent un peu trop techniques pour Vatana lors de ces entretiens, Peter fournit une traduction qu'un entrepreneur peut utiliser. Il a également établi un plan étape par étape qui indique clairement ce qu'il faut faire.

Sigrid explique comment cela fonctionne : "Peter adopte une position neutre et propose la meilleure solution pour Vatana. En tant que partenaire TIC, vous devez tenir compte de la manière dont le client travaille, de ses besoins, mais aussi des compétences de chacun en matière de TIC. Cela n'a aucun sens de choisir la solution la plus progressiste et la plus tendance si les personnes qui doivent travailler avec elle au quotidien ne peuvent pas suivre cette histoire. Avec beaucoup de fournisseurs de TIC, la vente est la question principale, ici nous regardons les intérêts de l'entreprise."

Pour Vatana, un ICT Manager as a Service était déjà un service qui arrivait au bon moment. Sigrid : "Notre entreprise est arrivée à un point où nous devons remettre en question la méthode de travail actuelle et examiner comment nous pouvons davantage automatiser et numériser. Lorsque nous devons chercher une autre façon de construire notre téléphonie, par exemple, ou chercher un nouveau système ERP, les explications des vendeurs sont pleines de termes techniques mais leurs offres semblent toujours correspondre exactement à ce dont nous avons besoin. Mais si nous écoutons ensuite la version traduite de Peter et voyons comment elle s'inscrit dans notre plan, il s'avère, par exemple, que nous n'avons pas besoin de l'ensemble du paquet proposé, mais seulement d'une application particulière pour le moment. Comme Peter connaît maintenant parfaitement notre entreprise, qu'il est à l'aise sur tous ces marchés et qu'il peut garder une vue d'ensemble de toute l'infrastructure ICT, il peut vraiment nous soutenir. Avec Vatana, il pense stratégiquement et regarde ce dont nous avons besoin à tel ou tel moment".

Que nous réserve l'avenir ?

Beaucoup de choses vont se passer dans les mois à venir. "Depuis janvier, nous sommes passés à un nouveau secrétariat social. Cela permet déjà d'automatiser certaines choses. Les fiches de paie en sont un exemple. Jusqu'à aujourd'hui, elles étaient encore envoyées manuellement par la poste, mais nous allons changer cela", explique Sigrid. "En outre, nous allons changer l'ensemble du système ERP. Le système de caisse, le système d'entrepôt et la comptabilité y sont rattachés. Nous voulons être prêts pour le 1er avril.

Nous envisageons également d'ajouter des étiquettes RF-ID à nos produits en magasin. Il s'agit en fait d'autocollants qui peuvent être lus à distance. Il suffit ensuite de passer devant les rayonnages avec un scanner pour faire un inventaire. Le système compte automatiquement le nombre de produits restant dans chaque rayon. Aujourd'hui, nous devons scanner le code-barres de chaque produit séparément, ce qui demande beaucoup de travail, mais nous n'avons plus à le faire. Le comptage des stocks s'en trouve grandement facilité. Cependant, cela signifie également que nous devons revoir et réorganiser notre entrepôt."

Encore plus de projets

En termes de marketing également, il y a un certain nombre de projets qui vont démarrer en 2022. "Entre-temps, par exemple, nous avons déployé la signalisation numérique. Cela nous permet de contrôler simultanément et de manière centralisée tous les écrans de télévision et les écrans extérieurs de Paal et Pelt", explique Sigrid. "Juste après le premier verrouillage, nous avons supprimé notre boutique en ligne originale. Tout ce que vous pouviez trouver dans les magasins, vous pouviez également le trouver sur la boutique en ligne. Seulement, nous avons plus de 150 000 articles différents dans nos magasins. Comme nous n'avons pas d'entrepôt Internet séparé, toutes les commandes en ligne devaient donc être récupérées manuellement dans la boutique. Cela créait une charge de travail trop importante, rendant la boutique en ligne non rentable. En 2022, nous allons réorganiser notre site web, qui comprendra une boutique en ligne rénovée. Dans cette boutique, nous proposerons une gamme limitée de produits en ligne. Nous pourrons alors l'organiser différemment, ce qui rendra la boutique en ligne rentable", poursuit Sigrid.

Ces plans futurs signifient que Vatana sera modernisé étape par étape. Cela impliquera évidemment beaucoup d'adaptations, et donc du travail et des coûts. "Néanmoins, nous sommes convaincus que ces coûts seront bénéfiques à notre entreprise à long terme. En fait, lors de l'élaboration de notre nouveau plan stratégique, nous avons choisi des produits et des emballages dont nous savons qu'ils pourront évoluer avec nous à l'avenir", explique Sigrid. "Ce n'était pas le cas auparavant".

"Une fois que les objectifs futurs seront atteints, et que Peter aura ainsi terminé son plan stratégique, nous continuerons à faire appel aux services d'EuroSys. Une bonne coopération approfondie comme celle-ci est toujours une coopération à long terme", conclut Sigrid.