7 000 utilisateurs de Veolia dans le monde migrent vers Office 365

Veolia Water Tech. & Sol. Belgium recycle et traite l'eau qui circule dans les processus industriels ou qui nécessite un prétraitement spécifique. Des exemples typiques sont le recyclage des eaux de refroidissement et de rinçage et le prétraitement de l'eau en tant que matière première de base dans l'industrie alimentaire. Lors de l'acquisition par Veolia, des accords clairs ont été conclus concernant le délai et le coût de l'utilisation continue de l'infrastructure informatique de GE. L'échéance absolue était le 31 mars 2019.

La société avec des bureaux belges à Herentals, Herstal et Haasrode a opté pour une transition vers Office 365 et SharePoint. Le service informatique interne (80 employés) était déjà occupé par de nombreux autres projets de migration informatique ; il n'était pas réaliste de le charger d'un autre projet de migration de cette ampleur. Un partenaire disposant d'une expertise ciblée était nécessaire. En se concentrant sur les utilisateurs (Change Management & User Adoption) en plus de la partie technique, le choix s'est porté sur l'entreprise ICT VanRoey.

Tom Heurckmans, Functional Consultant Applications chez VanRoey.be : "Nous avions déjà une grande expérience des migrations vers Office 365 et SharePoint, mais l'ampleur de ce projet chez Veolia était assez nouvelle. Migrer 7 000 utilisateurs dans le monde entier et 14 téraoctets de données critiques et opérationnelles en moins de 12 mois était un véritable défi."

A la grande satisfaction de Gerard Van Kempen, IT Manager EMEA chez Veolia Water Tech. & Sol. la migration proprement dite n'a pris que 3 mois. "En désignant des Power Users et en fournissant une plateforme d'apprentissage en ligne de Microsoft, nos utilisateurs finaux se sont familiarisés avec des outils tels que OneDrive et Teams plus rapidement que prévu", explique-t-il. Pour former les 80 Power Users, VanRoey.be a organisé des bootcamps à Herentals, Toronto (Canada) et Philadelphie (États-Unis) et a produit ses propres vidéos d'instruction. Bref, un projet réussi à tous points de vue".

4 Principaux défis

Gerard van Kempen, IT Manager (EMEA), a vu quatre défis concrets au début du projet :

1. temps et budget

Lorsque Veolia a pris le relais, des accords clairs ont été conclus concernant le délai et le coût de l'utilisation continue de l'infrastructure informatique de GE. L'échéance absolue était fixée au 31 mars 2019, mais une migration anticipée pouvait permettre de réduire considérablement les coûts.

2. l'adoption de la nouvelle plate-forme SharePoint & Office 365

Sous GE, on a utilisé un système développé à l'interne - une avant-la-lettre SharePoint, pour ainsi dire. En raison de la technologie désuète et des coûts d'exploitation élevés qui en découlent, on a opté pour une transition vers Office 365 et SharePoint. Gérard savait que cela nécessiterait une adaptation de la part de tous les utilisateurs. Une bonne formation et un bon encadrement seraient essentiels pour que les utilisateurs adoptent les nouveaux outils.

Expertise & focus

Veolia Water Tech. & Sol. Belgique peut compter sur un service informatique interne de quelque 80 personnes. Il s'agit de personnes compétentes, qui ont chacune leur propre expertise, déployée dans le cadre de nombreux projets informatiques. Elles étaient également occupées par de nombreux autres projets de migration informatique ; il n'était pas réaliste de les charger d'un autre projet de migration de cette envergure. Il fallait des partenaires disposant d'une expertise ciblée et pouvant se concentrer sur ce seul projet de migration.

Créativité et flexibilité

C'est peut-être là que réside le plus grand défi, selon Gérard. Pour agir rapidement à une telle échelle, le partenaire devait faire preuve d'une grande créativité et d'une grande souplesse dans la fourniture de solutions. Veolia Water Tech. & Sol. Belgium devait pouvoir compter sur une exécution rapide du travail, même si des difficultés imprévues surgissaient, difficiles à appréhender contractuellement.

Atelier d'accélération

Au cours d'un atelier d'accélération de 5 jours, l'étendue du projet a été déterminée et un plan de projet a été établi, visant non seulement la livraison d'une solution techniquement adaptée, mais aussi la gestion du changement et l'adoption par les utilisateurs. Après cet atelier, Gérard et son équipe ont été convaincus de l'expertise et de l'approche créative de VanRoey.be.

Gerard van Kempen, IT Manager EMEA Veolia Water Tech. & Sol : "La collaboration avec les collaborateurs de VanRoey s'est immédiatement déroulée de manière très harmonieuse. Leur approche était fortement axée sur les résultats et chacun osait prendre l'initiative de manière indépendante pour trouver des solutions. Cette chaîne de décision courte était très importante pour nous afin d'obtenir des résultats rapides."

Pol van Dingenen, Functional Consultant Applications chez VanRoey : "Nous avions déjà une grande expérience des projets de migration, mais l'ampleur de Move IT était encore nouvelle. Avec 7 000 utilisateurs dans le monde et 14 téraoctets de données critiques et opérationnelles, nous n'avions jamais fait cela auparavant. Raison de plus pour donner le meilleur de nous-mêmes."

Le processus de migration

1. SharePoint

Pour mettre en place la nouvelle structure de données, de nombreuses informations ont déjà été recueillies lors de l'atelier d'accélération. Une équipe d'intervenants a été constituée pour obtenir les commentaires nécessaires des utilisateurs et les structures esquissées dans SharePoint ont rapidement été réalisées. Gérard témoigne que les nouvelles structures SharePoint ont rapidement permis une gestion documentaire plus efficace de l'ingénierie.

Pour migrer toutes les données, deux méthodes différentes ont été appliquées : assistée et auto-assistée. Dans la méthode assistée, de grands blocs de données critiques sur le plan opérationnel ont été migrés par les experts de VanRoey.be. Les données moins critiques ont pu être migrées par les utilisateurs eux-mêmes, qui ont été formés et ont pu s'appuyer sur des vidéos d'instruction et une plate-forme de formation OASE. Cette migration auto-assistée a été suivie à l'aide d'outils Power BI.

2. utilisateurs de l'électricité

Comme il était impossible pour VanRoey de former elle-même toutes les personnes sur les différents sites dans le monde, il a été fait appel à des utilisateurs expérimentés. Quelque 80 utilisateurs expérimentés ont reçu une formation intensive et ont été le premier point de contact pour les utilisateurs finaux. Les Power Users ont aidé les utilisateurs finaux à se familiariser avec le nouveau SharePoint et des outils tels que OneDrive et Teams. Ils ont également suivi l'ensemble du processus de migration dans le Power BI Pour former les Power Users, des bootcamps ont été organisés à Herentals, Toronto (Canada) et Philadelphie (USA).

OASE

OASE est une plateforme d'apprentissage en ligne de Microsoft qui a été mise à la disposition de tous les utilisateurs. On peut y suivre de courtes vidéos avec des instructions spécifiques ou des séries complètes de leçons. Il s'agit d'une manière intuitive d'acquérir rapidement des connaissances sur les outils de Microsoft Office 365. VanRoey a également produit de nombreuses vidéos d'instruction spécifiquement pour les utilisateurs de Veolia Water Tech. & Sol. Belgique.

Toutes ces informations n'ont pas seulement été déversées sur les utilisateurs. Les parcours d'apprentissage ont été compilés afin que la formation puisse être adaptée à la mise en œuvre du processus de migration et à l'adoption des nouveaux outils. Tous les utilisateurs ont pu participer à des sessions en classe, des sessions de questions-réponses et des webinaires à des moments qui leur étaient pertinents. Yammer et Teams ont été les outils par excellence pour apprendre également les uns des autres.

Le dernier mot

Gerard van Kempen : "La migration proprement dite n'a duré que trois mois, de début septembre à fin novembre 2018. Avant cela, le plus gros du travail a été consacré à la mise en place des bootcamps et à la préparation des sessions de formation. Outre la migration des données, la gouvernance a également été incluse dès le départ. Maintenir toutes les structures SharePoint à jour et les surveiller est certainement aussi important que de les mettre en place. La protection des données et des droits de Water Technologies dans le cadre de l'image globale de Veolia a également été très appréciée au siège à Paris. En outre, les collaborateurs de VanRoey.be ont très bien collaboré avec les autres partenaires du projet. En bref, l'approche holistique de personnes dévouées et expérimentées a fait de Move IT un projet très réussi.