Comment fonctionne Microsoft Bookings ? Nous avons fait le test

Fait partie de Microsoft 365

Microsoft Bookings est inclus avec Microsoft 365 Business Standard et Microsoft 365 Business Premium (non inclus dans Microsoft 365 Business Basic). Aussi pour Office 365 Enterprise E3 ou Enterprise E5 customers est disponible pour les réservations, mais est désactivé et activé par défaut par votre administrateur Office 365.

Vous pouvez lancer l'application en sélectionnant Réservations dans votre portail d'aperçu Office 365 ou en allant directement à l'URL suivante : https://outlook.office.com/bookings.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Il n'est pas nécessaire d'être un technicien pour faire une réservation par l'intermédiaire de Microsoft Bookings. L'outil vous guide pas à pas à travers les actions à entreprendre. Nous décrivons déjà quelques caractéristiques utiles que nous avons rencontrées lors des tests.

1. Ajouter des disponibilités ou des heures d'ouverture

Une des actions proposées était d'ajouter nos heures de travail. En d'autres termes, quels sont les horaires dont nous disposons pour nos clients ? Vous pouvez accéder à ces paramètres via "Démarrer" > "Fixez vos horaires de travail ou en entrant dans le menu Données sur les entreprises à sélectionner. Outre les heures de bureau ou d'ouverture, vous pouvez également définir le nom, l'adresse, le site web et le logo de votre entreprise.

2. Appariement de votre calendrier Outlook

La puissance de Microsoft Bookings réside dans son intégration parfaite avec votre calendrier Outlook. Configurez-le sous "Employés". Vous déterminez ici avec quels employés ou services les clients peuvent prendre rendez-vous. La réservation prend automatiquement en charge la disponibilité de votre calendrier. Les jours ou les créneaux horaires où quelque chose a déjà été programmé (par exemple, une réunion ou des vacances) sont affichés comme indisponibles.

Note : si bpar défaut, vous serez également inclus dans la liste des employés. Il nous a fallu un certain temps pour trouver le moyen de désactiver cette fonction, mais nous l'avons trouvée : en reliant les employés à vos services (voir point suivant), vous déterminez quels employés seront visibles sur la page de réservation.

3. Gérer les services

Dans cette section, vous déterminerez quels services les clients peuvent choisir. Chaque service peut être lié à un ou plusieurs employés. En plus d'une description, vous pouvez également fixer la durée standard, le temps de tampon et le prix de chaque service. C'est également à ce stade que vous déterminez quelles informations vous souhaitez recevoir à l'avance, ainsi que si un rappel par courrier électronique doit être envoyé.

4. Mise en place de la page de réservation

Sans doute l'élément le plus important au sein de Bookings : la page de réservation. Tant la présentation que les détails pratiques (notifications par courrier électronique, politique de planification, disponibilité, ...) peuvent être affinés ici. Une fois tout cela mis en place, vous pouvez également publier votre page de réservation ici.

Le résultat ?

En moins de 30 minutes, nous avons mis en place une page de réservation de base mais professionnelle. Avec beaucoup de communication automatique derrière elle, comme le courrier de confirmation, le calendrier-invitation et les courriers de rappel pour une image professionnelle. Test réussi en ce qui nous concerne !

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Notre conclusion

Microsoft Bookings est absolument recommandé lorsque vous avez besoin d'un système de rendez-vous en ligne. Non seulement il est gratuit pour de nombreux clients d'Office 365 et de Microsoft 365, mais il est également très facile à utiliser. Nous aimerions passer en revue quelques avantages et inconvénients :

Pro :

• Très facile à utiliser
• Pratique, vous pouvez choisir les informations que vous souhaitez obtenir de vos clients par service
• Intégration sans faille avec Outlook (à la fois le courrier électronique et le calendrier)
• Les clients peuvent facilement modifier ou annuler eux-mêmes leurs rendez-vous
• Les invitations au calendrier, les e-mails de confirmation et les e-mails de rappel sont envoyés automatiquement
• Inclus avec Microsoft 365 Business Standard et Premium + Office 365 Enterprise E3 et E5

Contra :

• Il serait souhaitable de limiter les possibilités de conception, notamment en ce qui concerne le formatage des formulaires.
• La déclaration est limitée au nombre de réservations effectuées et au chiffre d'affaires estimé pour les 30 derniers jours.
• Les boîtes aux lettres partagées ne peuvent pas être configurées en tant qu'administrateur, ce qui signifie qu'il vous manque une partie de l'intégration Outlook (par exemple, la lecture de l'agenda)

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