"Un appel d'offres aussi étendu est toujours un peu comme un voyage", sourit Mark Meutermans, directeur de compte senior chez VanRoey. Account Manager chez VanRoey. "Dix organisations se sont initialement portées candidates, et le processus comprenait plusieurs phases.

Dans la présélection, la SNCB s'est renseignée sur les technologies que nous pouvions proposer pour les salles de réunion. Ensuite, les participants sélectionnés ont eu accès au cahier des charges réel.

Il y avait une liste exhaustive de critères que nos configurations proposées devaient respecter, comme - outre l'aspect audiovisuel - l'intégration transparente avec Microsoft Exchange et les systèmes de réservation. Ces derniers devaient également supporter le fonctionnement via PoE, la multilinguisme, la surveillance et les paramètres de confidentialité, enregistrer les absences, fonctionner sans que l'utilisateur ait installé Équipes Microsoft et bien plus encore…"

'Proof of concepts' pour les salles de réunion

En raison de l'ampleur du projet, et parce que la SNCB était ouverte à de nouvelles technologies, des Proof Of Concepts (PoC) ont été réalisés.

Aaron PoelsAaron Poels, conseiller en solutions pour les salles de réunion gérées : "Dans un immeuble de bureaux vide, nous avons eu l'opportunité d'aménager 5 espaces différents. Ainsi, des salles de réunion standard de petite à grande taille ont été mises en place, combinant nos solutions intégrées Teams-Rooms avec un écran 4K ou CTOUCH. Ces systèmes éprouvés de Systèmes de vidéoconférence et Panneaux de réservation de salles sont également utilisés dans notre Kempus.

D'autre part, il a été demandé d'aménager une 'Salle d'Éducation'. Celles-ci étaient plus complexes et devaient être équipées de quatre écrans CTOUCH L'exigence était que les utilisateurs puissent simultanément utiliser un tableau blanc numérique, une présentation et deux écrans avec des participants externes. Ceux qui ont déjà visité notre Centre d'inspiration en Geel reconnaîtront certainement des configurations similaires."

Simplicité et facilité de gestion

Ensuite, une équipe d'utilisateurs aléatoires a pu tester les installations et partager subjectivement leurs expériences. Cette évaluation a influencé le choix final.

"Aaron poursuit : "Nous avons volontairement gardé les choses aussi simples que possible, tant pour les utilisateurs finaux que pour les administrateurs. Nous avons choisi un équilibre sain entre fonctionnalité et facilité d'utilisation. Une telle solution doit fonctionner intuitivement sans manuel. Vous ne trouverez donc pas 4 télécommandes séparées et vous n'aurez pas besoin d'installer de logiciel à l'avance... De plus, il n'y a plus de problème de câbles emmêlés, car les solutions sont entièrement intégrées et communiquent sans problème les unes avec les autres."

Embarquement pour les salles de réunion gérées

Pas moins de 484 salles de réunion seront aménagées par VanRoey au cours des prochaines années.
Gérer tout cet équipement, réparti dans tout le pays, nécessite donc une approche centralisée et gérée...

Filip D'Haenens , architecte senior chez YPTO, la société informatique de la SNCB, ajoute : "Il est important que les utilisateurs finaux trouvent le système facile à utiliser, mais un grand atout pour nous étaient les portails de gestion des appareils des solutions proposées. Nous recevrons des appels de toute la Belgique pour soutenir les gens. Il est idéal de disposer de plateformes de gestion centrales, tant pour tous les systèmes de vidéoconférence et de réservation de salles que pour les écrans tactiles CTOUCH. Nous pouvons ainsi configurer ou résoudre presque tout à distance. Cela nous fera gagner beaucoup de temps!"

"Aaron ajoute : "De plus, YPTO peut compter sur notre formule 'Salles de réunion gérées'. Cela signifie, entre autres, que nous gardons toujours un œil ouvert. Nous garantissons la disponibilité et la sécurité en veillant à ce que tous les firmwares restent à jour et que les vulnérabilités (CVE) soient immédiatement corrigées. Ce support est également fixé dans des SLA. En cas de problème, la SNCB a la garantie que notre équipe sera disponible !

Du PoC au SPoC

L'ampleur de ce projet nous permet également de placer un gestionnaire de services et un vendeur interne à temps plein chez la SNCB. Les employés de YPTO peuvent s'adresser à un 'Single Point of Contact' pour une action rapide."

Installateur et intégrateur, avec la sécurité en priorité

Mark Meutermans conclut : "Ce qui a joué en notre faveur, c'est que nous offrons bien plus en tant qu'intégrateur IT et spécialiste de la cybersécurité que les intégrateurs AV traditionnels. Les réunions se font désormais presque toujours en ligne, avec partage de contenu sensible et la participation fréquente d'externes... Tout cela doit fonctionner de manière stable et surtout sécurisée !

En tant que spécialiste de Microsoft 365, de la mise en réseau et de la cybersécurité, la SNCB sait qu'elle peut être tranquille quant à l'optimisation de la configuration et à la protection du contenu des réunions dans ses murs numériques. De plus, elle peut toujours compter sur notre expertise en cas de questions ou de nouveaux défis à relever. Nous sommes impatients de maintenir la SNCB sur les rails dans les années à venir !"

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