Notre expert Aaron sur les réunions du futur : "Les réunions hybrides sont là pour rester".

Comme les employés s'attendent à pouvoir participer aux réunions de manière flexible, il est important de faire le bon choix lors de la (re)conception de vos salles de réunion. Aaron Poels, notre spécialiste des ventes Collaboration & Display Solutions, nous donne des conseils :

Comment organiser une réunion hybride ?

L'organisation d'une réunion hybride (mélange de réunions en ligne et hors ligne) semble simple, mais s'avère être un défi dans la pratique. Je vais passer brièvement en revue ci-dessous quelques exigences essentielles :

1. Logiciel

Avec l'épidémie de COVID-19, nous sommes tous devenus familiers avec des programmes tels que Équipes Microsoft et Zoom. Même la grand-mère et le grand-père à qui nous avons appris à faire des appels vidéo (ou du moins qui ont essayé). Le choix de ce logiciel peut sembler être une réflexion après coup, mais il ne l'est pas. Cela apparaîtra clairement dans le prochain chapitre.

2. Matériel : dans la salle de conférence

Il me semble que ce dont une PME a besoin aujourd'hui, ce sont quelques petites salles de réunion. Espaces à capacité physique limitée, conçus de manière à ce que (si nécessaire) un nombre illimité de participants puissent vivre la même expérience à distance.

Beamer, TV ou écran tactile interactif ?

Alors qu'il y a 10 ans, par exemple, les salles de réunion étaient encore principalement équipées de projecteurs, on constate aujourd'hui une évolution vers écrans (tactiles). Une évolution qu'il est raisonnablement facile d'expliquer à partir d'un certain nombre de tendances :

•  "Le toucher est la norme"
  La technologie tactile est désormais si bien établie qu'elle est devenue un choix évident, notamment pour les jeunes. Ils préfèrent faire une présentation sur un écran tactile plutôt que d'utiliser un présentateur classique.
• "Une image et un son parfaits pour chaque participant".
  Un beamer a l'avantage de pouvoir projeter sur une grande surface. Il existe donc certainement des applications où un projecteur classique peut être utilisé de manière optimale. Cependant, la qualité de l'image et du son du vidéoprojecteur moyen est souvent médiocre. Surtout par rapport à un moniteur. Une télévision traditionnelle souffre souvent de reflets. Pas utile dans les espaces très ensoleillés. Éléments auxquels le CTOUCH répond avec ses écrans tactiles.
• "Passage à des salles de réunion plus petites"
  Avant Corona, de nombreuses entreprises étaient à la recherche d'une salle de réunion disponible. De nombreuses entreprises ont donc investi dans plusieurs petites salles de réunion. Cela désavantage le beamer, qui est surtout utilisé dans les grandes pièces.
• "Conférence interactive, y compris tableau blanc et intégration de Teams"
  Dans l'enseignement, ils sont habitués à travailler avec des écrans interactifs depuis des années. Ces dernières années, cette tendance s'est poursuivie dans le monde de l'entreprise et de plus en plus de tableaux de papier ont été mis de côté. Grâce à l'intégration de Teams, le logiciel de réservation de salles, ces tableaux blancs interactifs deviennent plus polyvalents que jamais.

Les tendances susmentionnées, combinées au passage à des réunions hybrides, augmenteront sans aucun doute la demande en matière de écrans interactifs augmentation.

Tout le monde compréhensible et bon dans l'image

"Allô ? Vous m'entendez ?", "Pouvez-vous vous asseoir plus près du micro ?", "Qui a dit ça ?"... Vous connaissez la chanson.
Pour que les réunions se déroulent plus efficacement, il est préférable d'investir dans un équipement de vidéoconférence. Les systèmes de caméra et de son haut de gamme les plus récents offrent toujours aux orateurs une vue optimale et un son clair, sans échos ni interférences.

Vous pouvez également utiliser au mieux l'espace disponible. Grâce aux systèmes de réservation de chambres, vous pouvez tirer le meilleur parti de l'espace limité disponible. Par exemple, les capteurs de présence peuvent supprimer une réunion réservée de l'agenda après quelques minutes si personne ne se présente. Inversement, ils peuvent automatiquement marquer une salle comme "occupée" dans le système de réservation de salles si des personnes sont présentes. Cela évite certainement certains désagréments Oh, en voilà une.

Le partage des écrans devient également un jeu d'enfant grâce aux clés USB spéciales qui permettent de passer d'un écran à l'autre en un clin d'œil. Ainsi, vous évitez un enchevêtrement de câbles et de connecteurs, et vous ne perdez pas de temps à passer d'une image à l'autre. Car n'oubliez pas : si vous êtes assis avec 6 personnes, chaque minute perdue compte pour 6.

3. Matériel : pour les participants en ligne

Bien entendu, en tant que participant, il est également important que vous puissiez être compris. Les microphones et les haut-parleurs intégrés font leur travail, mais une mise à niveau vers un casque professionnel - sans fil ou autre - n'est certainement pas un luxe inutile. D'autres trouvent idéal un poste téléphonique plutôt classique sur leur bureau. Bien que le terme classique est tout sauf ça. Les téléphones VoIP/SIP de Yealink ont un client Teams intégré. Cela signifie que vous pouvez même les utiliser sans PC ou ordinateur portable. Idéal comme téléphone de réception, ou si vous voulez pouvoir passer ou recevoir des appels confortablement à tout moment, sans être dépendant de votre PC.

Vous voyez, il y en a pour tous les goûts. Les réunions sur le lieu de travail moderne ou à domicile peuvent être particulièrement confortables aujourd'hui.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités, n'hésitez pas à m'en parler, ou à planifier une visite avec des collègues dans notre Experience Center. Là, nous avons quelques démonstrations où je vous montrerai parfaitement comment tout fonctionne.