Salles de réunion : 8 conseils pour des salles de réunion hybrides irréprochables

Utilisez-vous la projection ou un grand écran (tactile) dans votre salle de réunion ?

Une salle de réunion n'est pas un auditorium. Vous vous réunissez généralement avec moins de participants ; vous devez régulièrement partager votre écran avec le groupe ou vous asseoir avec des personnes externes qui se connectent. C'est pourquoi nous recommandons généralement les grands écrans (tactiles) plutôt que les projecteurs. La qualité de l'image est alors toujours optimale, même dans des environnements lumineux. En outre, vous n'êtes pas gêné par des images floues ou des ombres et un son de qualité est immédiatement disponible.

En outre, s'il s'agit d'un écran tactile, vous n'avez pas besoin d'un tableau blanc supplémentaire. De plus, vous pouvez prendre des notes directement au-dessus de votre écran partagé, zoomer avec des gestes de la main et naviguer dans vos diapositives ou sites web. Pratique. Des configurations à double écran sont également possibles, un écran étant utilisé pour le contenu et l'autre, par exemple, pour montrer des participants externes ou d'autres contenus. Très utile dans les salles de formation.

Bien entendu, dans certains cas, il est conseillé d'utiliser un projecteur, notamment dans les grandes salles.

Mettre en place la bonne infrastructure de réseau

Lors des réunions hybrides, il arrive que plusieurs personnes se connectent simultanément, en utilisant des webcams. La salle de réunion ou les participants partagent également la vidéo. De plus, un ou plusieurs participants partagent leur écran sans fil et souhaitent présenter des questions complexes au groupe en ligne. Tout cela doit se dérouler sans problème et sans faille.

Il est donc extrêmement important que votre réseau fonctionne parfaitement. N'y a-t-il pas de brouilleurs à proximité qui limitent votre signal Wi-Fi ? Le point d'accès est-il suffisamment puissant ? Votre "trafic de réunion" a-t-il la priorité sur le trafic Facebook, par exemple ? Cela peut être optimisé.

Vous subissez aujourd'hui des pannes ou des retards, ou vous souhaitez les anticiper lors de la construction d'une nouvelle salle de réunion ? Dans ce cas, une étude Wi-Fi et une analyse de réseau approfondies sont absolument nécessaires. C'est là que nous pouvons vous aider.

Partagez votre écran d'une seule touche grâce aux dongles de projection

Nous sommes des adeptes des dongles de projection sans fil. Il suffit de les connecter une fois à votre grand écran pour que n'importe quel utilisateur puisse ensuite s'en servir.
D'une simple pression sur un bouton, ils peuvent alors partager leur écran. Les versions les plus récentes ne nécessitent même plus de logiciel ( !), alors que les modèles plus anciens ont le logiciel nécessaire sur le dongle.

En bref : vous voulez une projection sans fil la plus simple possible ? Alors optez pour l'un de ces dongles. Il fonctionne via un port USB-C et/ou un port USB-A.

Utilisez Copilot pour prendre des notes pendant vos réunions

À la question "Qui prend les notes ?", nombreux sont ceux qui se sentent stressés. Saviez-vous que, si l'un des participants à votre réunion prend une Microsoft Copilot licence, Copilot peut prendre les notes automatiquement ?

L'IA reconnaît différents locuteurs, même dans plusieurs langues, et comprend très bien l'essence des conversations. Ensuite, un rapport de synthèse et/ou une liste de tâches peuvent en résulter automatiquement. Voir ici Comment cela fonctionne-t-il ?

Éviter les discussions avec les panels de réservation de salles

Rien d'aussi ennuyeux que :

• Réserver une salle de réunion longtemps à l'avance, mais devoir mettre les collègues à l'extérieur.
• Ou inversement, vous consultez le calendrier, l'espace est libre et vous vous asseyez sans réserver. 9 minutes plus tard arrive 'ce genre deIl n'y a pas d'autre solution que de faire appel à un collègue pour vous mettre dehors, vous et votre groupe, parce qu'il a fait une réservation rapide il y a une minute.
• S'introduire dans une salle de réunion (fermée à clé) pour se rendre compte qu'une réunion d'évaluation féroce est en cours.

Avec un panneau de réservation de chambres ce genre de scénario appartient désormais au passé. Les gens peuvent clairement voir par des couleurs (rouge ou vert) si une salle est occupée ou quand la prochaine réunion est prévue.

De plus, lorsqu'ils entrent, ils peuvent immédiatement, à partir de l'écran, réserver la salle pour y tenir des réunions sans être dérangés.

Se réunir de manière autonome avec Teams Rooms

Pas d'ordinateur portable ? Pas de problème. Avec un "Room Panel" (tablette) ou un écran fonctionnant avec le système d'exploitation "Teams Rooms / Teams rooms", vous disposez d'un utilisateur de salle de réunion à part entière dans votre environnement Microsoft, qui peut organiser et gérer des réunions "autonomes".

• Appeler ou inviter facilement des collègues ou des personnes extérieures à partir du logiciel
• Participez facilement à d'autres réunions avec un #ID
• Vérifier la disponibilité de l'espace et l'agenda
• Partagez votre écran via un câble USB-C (ou un coupleur HDMI).
• Ajoutez l'espace à vos réunions existantes ou prévues
• Fonctionne en toute transparence avec les barres vidéo tout-en-un dotées de haut-parleurs, d'un microphone et d'une webcam intégrés.
• Grâce à la détection de mouvement intégrée, les utilisateurs n'ont pas besoin d'allumer ou d'éteindre les appareils.

Avec Teams Rooms Screens et/ou Room Panels, il devient donc extrêmement facile pour les collègues sans ordinateur portable ni licence (par exemple, dans un environnement de travail ou de production) d'organiser des réunions instantanées avec des collègues de l'administration ou des parties externes.

Utilisation de caméras interactives et de micros spécialisés lors des réunions hybrides

Lorsque des participants externes se connectent à une réunion physique à plusieurs personnes, il n'est pas toujours facile de les suivre correctement. En termes de vidéo et d'audio, il est difficile d'isoler correctement l'orateur.

C'est pourquoi nous recevons de plus en plus de demandes de déploiement de caméras supplémentaires. Celles-ci peuvent être orientées et zoomées manuellement, ou il s'agit de caméras intelligentes qui mettent automatiquement en évidence un ou plusieurs orateurs. Cette fonction est également utile si votre orateur se déplace pendant la présentation.

Le son, et en particulier la technologie des microphones, ne doit pas non plus être sous-estimé. La personne qui parle doit s'exprimer clairement et les bruits de fond ne doivent pas être audibles. Si le présentateur se déplace beaucoup ou si des questions sont soudainement posées par le public, il est difficile de capter correctement le son. Pour cela, nous utilisons des microphones spéciaux déguisés en dalles de plafond. Ils ne sont pas bon marché, mais ils sont indispensables dans une salle de classe, par exemple.

Adapter correctement le matériel de réunion et utiliser les bons câbles

Par exemple, vous pouvez connecter plusieurs caméras 4K dans une configuration de réunion complexe. Mais dans ce cas, veillez à tester correctement et longuement les scénarios requis. Il n'y a rien d'aussi ennuyeux que des retards dans l'audio/vidéo ou le blocage du matériel en raison d'une surchauffe ou d'une charge. Assurez-vous donc toujours d'avoir le matériel adéquat et de lui donner suffisamment d'espace ou de ventilation pour le refroidir.

Souvent, des câbles HDMI sont également utilisés, mais sachez qu'ici peut faire une grande différence. Sur les longues distances en particulier, il faut être prudent et parfois être obligé d'utiliser des câbles optiques. Par ailleurs, un câble HDMI est (généralement) "unidirectionnel" et ne peut pas, par exemple, renvoyer les signaux tactiles vers votre ordinateur portable. Dans ce cas, vous devrez les faire suivre d'un câble USB A supplémentaire. Un seul câble USB-C peut alors tout faire en même temps et également alimenter votre PC en électricité... Considérez donc toutes les options avec soin pour assurer l'avenir de votre espace.

Les pièges de l'aménagement des salles de réunion

1. Si vous installez une salle de réunion à proximité de vos employés, il est tentant d'utiliser le même point d'accès. Mais vous ne voulez pas déranger les employés de bureau, alors vous installez un point d'accès. verre insonorisé. Sachez que les signaux Wi-Fi ont beaucoup de mal avec cela. Veillez donc à disposer d'une connexion réseau physique et/ou d'un point d'accès séparé dans votre salle de réunion.
2. Veillez également à mettre en place un réseau d'invités rapide et facile à utiliser. afin que les visiteurs n'aient pas à se connecter au réseau de votre entreprise ou à leur propre connexion 4G/5G. À l'intérieur des bâtiments modernes isolés, la portée a tendance à être un problème.
3. L'alimentation électrique est souvent un point d'achoppement lors des réunions plus longues. C'est pourquoi il convient de prévoir suffisamment de prises de courant sur la table. Mais la plupart des ordinateurs portables peuvent aujourd'hui être rechargés de manière universelle via l'USB-C. Il peut donc être pratique d'avoir Fournir des ports et des câbles USB-C avec Power Delivery (PD) de +80 watts. Ou mettez un chargeur USB-C puissant dans le placard.
4. Le minimalisme est toujours une bonne chose, mais il faut éviter de privilégier la forme à la fonction. Veillez à ce que les techniciens puissent accéder facilement aux câbles et au matériel sous-jacent.Vous pouvez également utiliser le logiciel de gestion de l'information, car tôt ou tard, une réparation ou une mise à niveau sera nécessaire, ou vous devrez brancher quelque chose de nouveau.
5. Sur qui pouvez-vous compter en cas de panne ? Veillez à ce qu'un changement rapide puisse être effectué si quelque chose ne fonctionne pas dans votre salle de réunion. Nous proposons nous-mêmes Salles de réunion gérées permettant notamment SNCB compte sur notre soutien.

Découvrez le fonctionnement des salles de réunion hybrides parfaites dans notre centre d'inspiration.

Vous pouvez tester toutes les technologies ci-dessus dans notre Centre d'inspiration en Geel. Laissez vos coordonnées ci-dessous si vous et quelques-uns de vos collègues souhaitez examiner les différentes configurations avec nos spécialistes. Nous pourrons alors discuter ensemble de vos besoins.