Onderdeel van Microsoft 365

Microsoft Bookings is inbegrepen bij Microsoft 365 Business Standard en Microsoft 365 Business Premium (niet inbegrepen in Microsoft 365 Business Basic). Ook voor Office 365 Enterprise E3 of Enterprise E5 klanten is Bookings beschikbaar, maar is het standaard uitgeschakeld en te activeren door je Office 365 admin.

De applicatie starten kan door Bookings te selecteren in je Office 365 overzichtsportal of door rechtstreeks naar volgende URL te gaan: https://outlook.office.com/bookings.

Hoe werkt het?

Om via Microsoft Bookings een reservatieformulier te maken hoef je heus geen techneut te zijn. De tool overloopt met jou stapsgewijs welke acties er ondernomen dienen te worden. Wij beschrijven alvast enkele handige features die we tijdens het testen zijn tegengekomen.

1. Beschikbaarheid of openingsuren toevoegen

Een van de voorgestelde acties was het toevoegen van onze werkuren. Met andere woorden welke uren zijn we beschikbaar voor onze klanten? Deze instellingen bereik je via ‘Start’ > ‘Uw werkuren instellen’ of door in het menu ‘Bedrijfsgegevens’ te selecteren.  Naast kantoor- of openingsuren kan je er ook je bedrijfsnaam, adres, website en logo instellen.

2. Koppelen van je Outlook-agenda

De kracht van Microsoft Bookings is de feilloze integratie met je Outlook-agenda. Het configureren ervan doe je bij ‘Medewerkers’. Hier ga je bepalen met welke medewerkers of afdelingen klanten een afspraak kunnen maken. Bookings neem automatisch de beschikbaarheid van je agenda over. Dagen of tijdsloten waar reeds iets gepland staat (bv. meeting of vakantie), worden als niet beschikbaar weergegeven.

Opmerking: als beheerder word je standaard ook in de lijst van medewerkers opgenomen. Het was even zoeken hoe we dit konden uitschakelen, maar we hebben het gevonden: door medewerkers te koppelen aan je services (zie volgend punt) bepaal je welke medewerkers zichtbaar worden op de reservatiepagina.

3. Services beheren

In dit gedeelte ga je bepalen uit welke diensten klanten kunnen kiezen. Iedere service kan aan één of meerdere medewerkers gekoppeld worden. Naast omschrijving kan je hier per dienst ook de standaardduur, buffertijd en prijs instellen. Hier bepaal je ook welke info je vooraf wenst te ontvangen, alsook of er een e-mailherinnering moet worden verstuurd.

4. Reserveringspagina instellen

Ongetwijfeld het belangrijkste element binnen Bookings: de reserveringspagina. Zowel de lay-out als praktische details (e-mailmeldingen, planningsbeleid, beschikbaarheid, …) kan je hier finetunen. Eenmaal dit alles staat ingesteld, kan je hier jouw reserveringspagina ook gaan publiceren.

Het resultaat?

Op minder dan 30 minuten hebben we een basic, maar professionele reservatiepagina opgezet. Met achterliggend tal van automatische communicatie zoals bevestigingsmail, agenda-invite en herinneringsmails voor een professioneel imago. Test geslaagd wat ons betreft!

.

Onze conclusie

Microsoft Bookings is zeker een aanrader wanneer je nood hebt aan een online afsprakensysteem. Niet alleen is het gratis voor vele Office 365 en Microsoft 365 klanten, het is ook bijzonder eenvoudig in gebruik. We overlopen nog graag even paar pro’s en contra’s:

Pro:

• Zeer eenvoudig in gebruik
• Handig dat je per service kan kiezen welke info je van je klanten wenst
• Feilloze integratie met Outlook (zowel e-mail als agenda)
• Klanten kunnen zelf eenvoudig afspraken wijzigen of annuleren
• Agenda-invites, bevestigingsmails en herinneringsmails worden automatisch verstuurd
• Inbegrepen bij Microsoft 365 Business Standard en Premium + Office 365 Enterprise E3 en E5

Contra:

• Beperkte mogelijkheden qua vormgeving, zeker wat opmaak formulieren betreft zou dit wenselijk zijn
• Rapportage is beperkt tot het aantal gemaakte reserveringen en de geschatte omzet voor de laatste 30 dagen
• Gedeelde mailboxen kunnen niet als beheerder worden ingesteld, waardoor je bovendien deel van de Outlook-integratie mist (bv. uitlezen agenda)

Aan de slag met Bookings of andere hidden gems binnen Microsoft 365 ontdekken? Aarzel niet om onze specialisten te contacteren!