Be-Trans op de digitale snelweg dankzij SharePoint

Digitalisering als middel voor duurzame groei

De transportsector is een erg concurrentiële markt. Efficiëntie en optimalisering van de processen zijn dan ook cruciaal, om de concurrentiepositie te handhaven en om als bedrijf rendabel te zijn. Niet enkel de transporten moeten feilloos verlopen. Ook de ondersteunende IT moet op punt staan.
Bert Vranckx, Zaakvoerder BE-Trans: “We willen helemaal mee zijn met de digitale transformatie. Digitalisering is een middel om duurzaam verder te groeien.”

Data onmiddellijk beschikbaar in de digitale werkplek

BE-Trans heeft heel wat gespecialiseerde software in gebruik. O.a. voor het voertuigenbeheer, maar ook voor personeelszaken, verzekeringen, etc. Door al die zaken in één platform te brengen, maakt BE-Trans de data gemakkelijk raadpleegbaar voor de juiste mensen en kan er een heldere rapportering gemaakt worden.

Tom Heurckmans, Functional Consultant Modern Workplace, VanRoey.be: “We hebben een SharePoint oplossing voorzien die de verspreide data van trekkers en opleggers bundelt. Ook alle administratieve documenten worden verzameld in de digitale werkplek. Omdat alle data online beschikbaar is, verloopt de samenwerking tussen mensen op kantoor en chauffeurs erg vlot. Met hun tablet kunnen de chauffeurs heel gemakkelijk de nodige documenten openen. BE-Trans evolueert hiermee echt naar een papierloze organisatie.”

Superversnelling dankzij real-time dashboard

De digitale werkplek is volledig opgebouwd naar de operationele processen van BE-Trans. Dat is een grote troef, want de digitale werkplek voelt daardoor meteen vertrouwd aan. Heel vaak werken organisaties net omgekeerd, stemmen ze hun processen af op de beschikbare software. Het maatwerk van de digitale werkplek die VanRoey.be voor BE-Trans uittekende, resulteert in een grote efficiëntiewinst. De IT is afgestemd op de operations.

Doordat alle data in één platform samenkomt, kunnen er gemakkelijker relaties gelegd worden. Er is meer informatie beschikbaar en die leidt tot nieuwe inzichten, die op hun beurt toelaat om de operationele processen verder te optimaliseren.

Bert Vranckx, Zaakvoerder BE-Trans: “Data van de 220 trekkers en 400 opleggers komt nu op een real-time dashboard. Dat geeft onmiddellijk inzicht in kosten, mogelijke besparingen en eventuele aanpassingen. Dat geeft ons echt een superversnelling.”

Aandacht voor user adoption en een nauw klantcontact

Een oplossing is maar zo succesvol als de aanvaarding ervan door de gebruikers. Ook bij BE-Trans heeft VanRoey.be speciale aandacht voor de user adoption. Daarbij is het van belang om de noden en de werkmethoden van de medewerkers goed te begrijpen.

Stefaan Scheyltjens, Sales Manager VanRoey.be: “We vertrekken steeds vanuit de behoefte van de klant, dus elk project is anders. Maar ook op het niveau van de medewerkers verschillen de behoeften en werkmethoden. Om iedereen mee te krijgen, is het erg belangrijk om ook die individuele aspecten goed te begrijpen. Key-users betrekken we vanaf de start. Zij geven echt mee vorm aan een project. We begeleiden alle medewerkers met opleiding op maat van hun noden en competenties. Dat kan klassikaal gebeuren of via een heel uitgebreid online opleidingsplatform.”

Aandacht voor user adoption is essentieel in de beginfase van elk nieuw project. Maar ook de verdere opvolging is belangrijk voor een blijvende ondersteuning en optimalisatie. Bedrijven zoals BE-Trans staan niet stil! VanRoey.be houdt steeds de vinger aan de pols via regelmatige meetings en conference calls. De samenwerking met BE-Trans loopt zo al meer dan acht jaar.