Gezonde herkauwers, pluimvee en varkens dankzij Dierengezondheidszorg Vlaanderen en SharePoint

Informatie centraal beheren en efficiënt delen met alle medewerkers, veehouders, dierenartsen en partners is cruciaal voor de goede werking van DGZ. Danny Geyssens, IT Manager vertelt: “We kochten SharePoint aan, maar slaagden er niet in dit over de hele organisatie te implementeren. Er werd slechts beperkt en dan nog vooral door het ICT team gebruik van gemaakt. Voor mij was het duidelijk dat een andere aanpak nodig was om dit project te doen slagen.”

“Tijdens het eindejaarsevent van VanRoey.be presenteerden een aantal bestaande klanten zelf hun succesvolle SharePoint implementatietraject,” zegt Geyssens, “en de rol die VanRoey.be hierin speelde bleek cruciaal. Op basis van deze getuigenissen besloten we een offerte aan te vragen voor de implementatie van het ‘VanRoey.be SharePoint Framework’. Dit was reeds tot in de puntjes uitgedacht, stak zeer goed in mekaar en kreeg veel positieve feedback. We besloten ook onze omgeving hierin op te bouwen. Als resultaat kwam een variant op het standaard concept van VanRoey uit de bus: ‘DGZ Connect’.”

Geyssens: “Voor ons was het van groot belang om het concept ‘intranet’ meteen mee te nemen in het verhaal. Het doel was dat alle medewerkers mee op de kar zouden springen en dat ze het systeem intensief blijven gebruiken, ook op lange termijn.

Daarom is de startpagina van DGZ Connect zo opgezet dat deze letterlijk kan fungeren als ‘start van je werkdag’. Hier vinden medewerkers een overzicht van interne nieuwsberichten, telefoonnummers van specifieke medewerkers, snelkoppelingen naar de webapplicaties en ze kunnen navigeren naar alle andere onderdelen.

Dat het geheel een aangename lay-out heeft gekregen speelt ook een belangrijke rol. Door het gebruik van overzichtelijke tegels met duidelijke iconen vinden medewerkers snel en efficiënt hun weg. Het geheel werkt intuïtief en ziet er niet te technisch uit. De omgeving is dan ook zo opgezet dat gebruikers er in kunnen werken zonder tussenkomst van de IT afdeling. Als resultaat merken we vandaag dat iedereen, zelfs met weinig SharePoint kennis, prima zijn weg vindt.”

Naast gebruiksvriendelijkheid biedt het platform uiteraard ook tal van geïntegreerde functionaliteit om beter gestructureerd samen te werken. We lichten enkele belangrijke onderdelen van de opzet toe:

• Projectportaal: Danny: “Onze medewerkers kunnen vandaag zelf nieuwe projectsites en projecten aanmaken met goedkeuringsprocessen. Ze krijgen een duidelijk overzicht van alle projecten waar men bij betrokken is met daarnaast een live overzicht van alle openstaande projecttaken.”
• Overlegportaal: “Medewerkers kunnen ook zelf overlegsites aanmaken. Opnieuw krijgen ze op de startpagina een overzicht van alle overleggen en worden openstaande taken die hieruit voortvloeien opgelijst.”
• Algemene Info: “Bibliotheken met courante algemene documenten voor medewerkers, zoals CAO’s, beleidsdocumenten, presentaties van opleidingen, etc.. worden nu centraal ter beschikking gesteld. En dankzij versiegeschiedenis en check-ins vermijden we foutief gebruik of dubbel werk.”
• Teamsites: “Onze teamsites, waarop teams zelf een subportaal kunnen bouwen, beginnen langzaam maar zeker vorm te krijgen. De grootste uitdaging is hier om binnen alle mogelijkheden die SharePoint biedt de juiste oplossing te kiezen en te implementeren.”

Een nieuwe manier van werken

“Het resultaat van deze implementatie becijferen is moeilijk omdat het over een volledig nieuwe manier van werken gaat. SharePoint is nu volledig geïmplementeerd en met name het intranet wordt goed gebruikt. Voor de andere onderdelen is er een langere adoptietermijn maar we merken wel dat steeds meer mensen het beginnen op te pikken en te gebruiken. We moeten wel blijven investeren in het ondersteunen van onze medewerkers om het maximale uit SharePoint te kunnen halen, maar dat is bij zo’n grote projecten vanzelfsprekend.”

Op een goede samenwerking?

Danny: “Dat klopt, over de samenwerking met VanRoey.be zijn we zeer te spreken. Deze verliep te allen tijde perfect, ook al werken we vaak samen vanop afstand. Jullie reageren snel op mails en eventuele problemen worden altijd snel opgelost. Deze efficiënte respons is een heel grote troef, maar niet de enige. Wat we vooral op prijs stellen is jullie bereidheid om kennis te delen. Met als gevolg dat wij als klant zo veel mogelijk het beheer van de oplossing zélf kunnen doen. We krijgen steeds duidelijke documentatie en bij de lancering is er ook een algemene uitleg van het concept gegeven in combinatie met een basisopleiding voor de eindgebruikers.”

“Maar ook technisch doen jullie niet moeilijk. Zelfs bij het aanpassen van code die jullie zelf hebben geschreven of andere aspecten van de SharePoint configuratie krijgen we nooit tegenwind. Integendeel; we krijgen er zelfs alle hulp bij om zelf aan de slag te gaan. Last but not least is het vertrouwen compleet. SharePoint is niet het enige project dat we met VanRoey.be hebben gerealiseerd. Het is het zoveelste succesverhaal na succesvolle vernieuwingen van onder andere de infrastructuur met Managed Services, GDPR-ready security, licentiebeheer, Office 365 …”