“Zo’n uitgebreide aanbesteding is altijd een beetje reizen”, lacht Mark Meutermans, Sr. Accountmanager bij VanRoey. “Tien organisaties stelden zich initieel kandidaat, en het traject bestond uit een aantal fases.

In de preselectie polste NMBS naar de technologieën die we voor vergaderruimtes konden bieden. Vervolgens kregen de geselecteerde deelnemers inzage in het daadwerkelijke lastenboek.

Er was een uitgebreide lijst aan vereisten waaraan onze vooropgestelde set-ups moesten voldoen, denk -naast het audiovisuele aspect- ook aan o.a. naadloze integratie met Microsoft Exchange en reservatiesystemen. Deze moesten dan weer kunnen werken via PoE, meertaligheid, monitoring en privacy-instellingen ondersteunen, afwezigheden kunnen registreren, werken zonder dat de gebruiker een Microsoft Teams-client geïnstalleerd heeft en ga zo maar verder…”

Meeting Room Proof Of Concepts

Door de grootte van het project, en omdat NMBS openstond voor nieuwe technologie, werd gewerkt met Proof Of Concepts (PoC).

Aaron Poels, Solution Advisor voor managed meeting rooms: “In een leeg kantoorgebouw kregen we de kans om 5 verschillende ruimtes in te richten. Zo werden standaard kleine tot grote vergaderruimtes opgesteld, waarbij we onze geïntegreerde Teams-Rooms oplossingen met een 4K scherm of CTOUCH combineren. Deze bewezen en vertrouwde Video Conference Systems en Room Booking Panels gebruiken we ook in onze Kempus.

Anderzijds werd gevraagd om een ‘Education Room’ op te stellen. Deze waren uitdagender en moesten worden voorzien van vier CTOUCH-schermen. De vereiste was dat gebruikers gelijktijdig een digitaal whiteboard, een presentatie en twee schermen met externe deelnemers kunnen bedienen. Zij die ons Inspiration Center in Geel reeds bezochten zullen gelijkaardige set-ups zeker herkennen.”

Eenvoud siert, zowel in gebruik als beheer

Vervolgens mocht een team van willekeurige gebruikers de opstellingen testen en subjectief hun ervaringen delen. Die score woog mee door op de uiteindelijke keuze.

“We hebben het bewust zo eenvoudig mogelijk gehouden, zowel voor eindgebruikers als beheerders” vult Aaron aan, “We hebben gekozen voor een gezonde mix tussen functionaliteit en gebruiksgemak. Zo’n oplossing moet intuïtief werken zonder handleiding. Je zult dus geen 4 aparte afstandsbedieningen vinden en je hoeft ook geen software vooraf te installeren… Ook van kabelspaghetti is geen sprake meer, gezien de oplossingen volledig geïntegreerd zijn en naadloos communiceren met mekaar.”

Aan boord voor Managed Meeting Rooms

Maar liefst 484 vergaderzalen zullen de komende jaren worden ingericht door VanRoey.
Al deze apparatuur, verspreid over het hele land beheren vereist dan ook een gecentraliseerde, beheerde aanpak…

Filip D’Haenens is Sr. Architect bij YPTO, het IT-bedrijf van NMBS, en vult aan: “Dat eindgebruikers eenvoudig werken is belangrijk, maar een grote troef voor ons waren de Device Management portalen van de vooropgestelde oplossingen. Wij zullen vanuit heel België calls krijgen om mensen te ondersteunen. Dan is het ideaal om te beschikken over centrale beheerplatforms, zowel voor alle videoconferentie en room-booking systemen, alsook de CTOUCH touchscreens. We kunnen zo bijna alles vanop afstand configureren of oplossen. Dat zal ons veel tijd besparen!”

“Dat klopt” vertelt Aaron, “Daarnaast kan YPTO rekenen op onze ‘Managed Meeting Rooms‘ formule. Dat wilt o.a. zeggen dat we steeds mee een oogje in het zeil houden. We garanderen uptime en veiligheid door er mee voor te zorgen dat alle firmware up to date blijft en kwetsbaarheden (CVE’s) onmiddellijk gedicht worden. Deze ondersteuning ligt bovendien vast in SLA’s. Mocht er iets mislopen, dan heeft NMBS de garantie dat onze mensen ter beschikking staan!

Van PoC naar SPoC

De grootorde van dit project staat ons ook toe om een Service Manager én een Internal Sales full-time op NMBS te zetten. Medewerkers van YPTO kunnen voor al hun behoeften terecht bij één ‘Single Point of Contact’ om snel actie te ondernemen.”

Installateur en integrator, met security voorop

Mark Meutermans besluit: “Wat meespeelde is dat we als IT-integrator en cybersecurityspecialist zoveel meer bieden dan traditionele AV-integrators. Vergaderen doen we voortaan bijna altijd digitaal, er wordt gevoelige inhoud gedeeld en er zijn regelmatig externen die inbellen… Dat moet te allen tijde stabiel en vooral veilig werken!

Als Microsoft 365, networking én cybersecurity specialist weet NMBS dat ze gerust kunnen zijn dat de configuratie optimaal zal zijn en de inhoud van meetings binnen hun digitale muren blijft. Bovendien kunnen ze altijd rekenen op onze expertise mochten ze vragen of nieuwe uitdagingen hieromtrent hebben. Wij kijken alvast uit om NMBS de komende jaren mee op de rails te houden!”

Jouw vergaderruimtes ook optimaliseren?

Spreek ons gerust aan en we tonen je graag alle nieuwste vergadertechnologieën of hoe onze Managed Meeting Rooms formule werkt: