ProScan vernieuwt Serverinfrastructuur en migreert naar Office 365

“We werken al heel lang samen met VanRoey”, vertelt de IT-beheerder van ProScan. “Toen we ook een onderhoudscontract met hen sloten, verstevigde dat ons vertrouwen in VanRoey. We merkten dat het de kwaliteit van onze servers ten goede kwam en we aanzienlijk minder problemen ondervonden, aangezien VanRoey altijd een vinger aan de pols hield.”

Toen in 2017, na vijf jaar, de garantie van de servers van ProScan ten einde liep, kon VanRoey dan ook perfect inschatten dat het mogelijk was om de vervanging ervan nog uit te stellen tot 2018. “VanRoey verzekerde ons dat we, mits een verlenging van de garantie, nog een jaar met deze systemen zouden verder kunnen”, aldus de IT-beheerder. “Zij hadden de infrastructuur altijd goed onderhouden en konden onze noden alsook de evolutie van de benodigde performantie, opslag- en back-upcapaciteit goed inschatten”

Van aparte naar geconvergeerde servers

ProScan had vroeger twee aparte, redundant opgestelde servers en een aparte back-up NAS lokaal in het bedrijf staan. VanRoey verving die door een nieuw Dell VRTX-systeem. “Het gaat om een geconvergeerde infrastructuur: terwijl de twee oude servers echt aparte systemen waren waartussen allerlei koppelingen lagen, is dit een server chassis met daarin twee ‘blade servers’ die elk gebruikmaken van dezelfde centrale opslagcapaciteit, controllers, voedingen en netwerkverbindingen”, legt de IT-beheerder uit.

“Die gemeenschappelijke backbone maakt de geconvergeerde infrastructuur weliswaar in theorie iets gevoeliger voor downtime, maar VanRoey heeft daarom bij zowat elk component gezorgd voor interne redundantie. Het systeem van Dell is zo intelligent dat het zichzelf monitort en indien nodig autonoom wisselstukken en interventies kan aanvragen. Dit in combinatie met het proactieve onderhoud van VanRoey geeft mij veel vertrouwen in deze infrastructuur. Moest het noodlot toch toeslaan, kunnen we rekenen op een herstelling binnen de 4 uur. Bovendien weegt het kleine risico niet op tegen de voordelen van de nieuwe geconvergeerde architectuur.

Deze opstelling is budgetvriendelijk, efficiënter te beheren en biedt ons meer flexibiliteit voor de toekomst. Zo kunnen we nu heel snel opslagcapaciteit of een extra server aan het chassis toevoegen, zonder bijkomende ingrepen. Het NAS back-upsysteem werd tevens vervangen door een fysieke back-up en management server van Dell, waarvan we nu al merken dat het sneller en betrouwbaarder werkt. De gehele installatie en migratie naar deze nieuwe systemen is uiterst vlot verlopen met nagenoeg geen enkele onderbreking of hinder voor onze medewerkers.”

Sneller en veiliger

De nieuwe servers zijn in ieder geval een pak sneller dan de oude. “Daarnaast is de opslagcapaciteit uitgebreid en hybride gemaakt: we hebben nu een aantal zeer snelle SSD-schijven voor bestanden en databases die voortdurend intensief worden benaderd. Daarnaast beschikken we ook over een heleboel klassieke server schijven voor de opslag van de software, alle andere gegevens en archieven”, zegt de IT-beheerder. “Verder is er ook een nieuwe firewall geïnstalleerd, zodat de beveiliging veel robuuster is.”

Overstap naar de cloud

Naast de vernieuwing van de IT-infrastructuur pakte VanRoey ook de software aan. Vroeger werkten de 21 medewerkers van ProScan met lokaal geïnstalleerde Office-pakketten. Per pc was een licentie nodig. “We gebruikten geleidelijk steeds meer verschillende toestellen – laptops, tablets, smartphones, … – waarvoor extra licenties nodig waren”, zegt de IT-beheerder. “Bovendien gebeurden de updates niet altijd synchroon en was het onderhoud tijdrovend.

Office 365 bleek voor ons een veel betere keuze: je kan elke licentie voor meerdere toestellen gebruiken, iedereen beschikt altijd over de nieuwste versie en we hebben toegang tot allerlei extra mogelijkheden zoals OneDrive, SharePoint en Teams. De integratie met andere Microsoft-programma’s zoals Microsoft Dynamics 365 is beter en veiliger. Ook onze mailomgeving is nu betrouwbaarder. Via Microsoft zijn we immers verzekerd van een perfecte beveiliging en beschikbaarheid. Daarnaast is het dagelijkse beheer veel eenvoudiger. Ik kan bijvoorbeeld zonder problemen zelf de mailadressen beheren.”

Door over te stappen naar Office 365 kunnen ook de verkopers van ProScan veilig werken en mailen op afstand. Toegang tot de On-Premise omgeving gebeurt nu via Microsoft Remote Desktop, sneller en via een beter afgeschermde dataverbinding dan de vroegere werkwijze via vpn.

Onderhoudscontract: een echte aanrader

Nu de nieuwe infrastructuur en Office 365 in gebruik zijn, blijft VanRoey het geheel onderhouden. Hiervoor komt vier keer per jaar een vaste system engineer bij ProScan langs. “Maar daarbuiten kunnen we ook altijd iemand bereiken als dat nodig is”, aldus de IT-beheerder. “Het algemene onderhoud van de pc’s doen we zoveel mogelijk zelf, maar we als we hulp nodig hebben, levert VanRoey remote of onsite support op afroep. Elke vraag is snel opgelost. Ook kennen jullie onze systemen en onze werkwijze intussen heel goed, zodat jullie perfect op onze noden kunnen inspelen.”

Een onderhoudscontract is volgens de IT-beheerder de beste aanpak: “Een echte aanrader voor elke onderneming van enige omvang die zijn IT-infrastructuur up-to-date wil houden. Het voordeel van een externe dienstenleverancier is sowieso dat hij een veel bredere IT-kennis en -ervaring heeft die ze bij ons kunnen inzetten. Dat levert IT-voorzieningen op die beantwoorden aan industriestandaarden: veiliger, kostenefficiënter en makkelijker te onderhouden.”