Schoenen Torfs rekent op VanRoey.be om verdere groei te realiseren

IT-infrastructuur in eigen beheer

Schoenen Torfs is zich ten volle bewust van het belang van IT. Al voor de samenwerking met VanRoey.be zette de onderneming sterk in op digitalisatie. De IT-afdeling bestaat uit een team van 15 medewerkers die dagdagelijks instaan voor het beheer en onderhoud van alle PC’s en servers binnen de organisatie. Wij spraken met Raf De Leu, ICT-Manager bij Torfs. Hij schakelde de hulp van VanRoey.be in om zijn team hierbij de nodige ondersteuning te geven:

“Door de jaren heen is onze IT-afdeling fel gegroeid. In tegenstelling tot vele andere bedrijven kiezen wij niet voor outsourcing, maar doen we zo veel mogelijk in eigen beheer. Zo hebben we onze eigen first line support, enkele systeembeheerders en beschikken we over een team van functionele en technische analisten.”

Bedrijf in volle expansie

De hoofdzetel van Schoenen Torfs is gelegen in het industriepark van Sint-Niklaas. Het distributiecenter bevindt zich enkele kilometers verderop in Temse. Mede dankzij het succes van de webshop kende het bedrijf op beide locaties een enorme groei in aantal personeelsleden. Raf De Leu: “Op beide locaties samen stellen we op dit moment zo’n 110 medewerkers te werk. Ter ondersteuning van ons e-commerce platform werden er tal van nieuwe profielen aangetrokken. Zo schrijven we al onze marketingteksten zelf en beschikken we over een eigen fotostudio.”

Naast het huidige distributiecenter wordt op dit moment de laatste hand gelegd aan een gloednieuw complex. “Omwille van onze snelle groei is het voor ons belangrijk om ook het onderliggende IT-platform mee te laten evolueren. Door de positieve feedback die ik uit de sector ontving, heb ik VanRoey.be gevraagd ons hierbij te helpen, ” vertelt De Leu. “Al vanaf het begin was ik onder de indruk van de professionele aanpak. Nog nooit heb ik zo’n gedetailleerde en duidelijke offertes ontvangen. Telkens weer zaten we met een team van specialisten aan tafel. Maar ondanks het professionele kader verliep de samenwerking in een aangename, bijna huiselijke sfeer.” Deze elementen bleken dan ook de ideale cocktail te zijn voor een succesvolle samenwerking.

Eenvoudig gebruikers beheren via Office 365

Het eerste project dat Torfs en VanRoey.be samen realiseerden was de implementatie van Office 365 en Exchange Online. “Iedere gebruiker beschikte al over een Office-licentie,” vertelt Raf, “maar voor onze systeembeheerders was het een onmogelijke opdracht om bij te houden wie juist welke licentie had. Bovendien beschikte ook niet iedereen altijd over de laatste nieuwe versie”. Dankzij het Office 365 platform werd het voor de administrators een koud kunstje om gebruikers te beheren en worden updates automatisch uitgevoerd. “En door alle 95 users te migreren naar Exchange Online kon de verouderde lokale server afgesloten worden” voegt Raf er aan toe.

Beveiligde omgeving dankzij Fortinet ecosysteem

Bijna gelijktijdig met de implementatie van Office 365 werd ook de beveiliging van het bedrijfsnetwerk onder de loep genomen. Hierbij was de keuze voor Fortinet snel gemaakt. “Zowel op onze kantoren als in onze winkels gebruikten we al Fortinet als WIFI-oplossing. Door haar erkenning als Fortinet Platinum Partner was VanRoey.be de ideale partner om ook de security-oplossingen te bekijken.” Er werd gekozen voor een FortiGate 100D Next-Generation firewall voor zowel het hoofdkantoor als het distributiecenter. Dit gecombineerd met een gelaagde aanpak via FortiMail en FortiSandbox.

Beveiliging WIFI-netwerk

Een security audit wees uit dat er ook verbeteringen mogelijk waren bij het bestaande WIFI-netwerk. Medewerkers konden namelijk met hun persoonlijke smartphone of tablet verbinding maken met het bedrijfsnetwerk. Dit werd aangepast waardoor dit nu enkel nog mogelijk is voor computers geregistreerd in het domein. Voor bezoekers of medewerkers met persoonlijke apparaten werd er een volledig gescheiden gastnetwerk opgezet. Ook de winkels werden voorzien van een ‘Torfs Guest’-netwerk, rekening houdend met de openingsuren van de winkel.

Orderpicking via WIFI

In het distributiecentrum vertrekken dagelijks zo’n 1500 bestellingen per dag. Tijdens piekmomenten kan dit aantal zelfs oplopen tot 4000 pakketten. Raf De Leu: “Het volledige proces van orderpicking verloopt via draadloze scanners die via WIFI verbonden zijn. Enkel zo kunnen we onze stock in real-time synchroniseren en kunnen we onze klanten per direct een statusupdate sturen. Om de continuïteit te kunnen garanderen werd er ook hier in samenspraak met VanRoey.be besloten extra access points te voorzien.”

Vernieuwing WIFI netwerk

Schoenen Torfs besloot eind 2017 het bestaande Wi-Fi netwerk in alle 75 winkels te vervangen. VanRoey.be werd gevraagd een nieuw connectiviteitsnetwerk te leveren dat stabieler en krachtiger was dan het bestaande systeem en dat op termijn ook informatie over klantbewegingen kon genereren. “We wilden bovendien naar een centraal te managen systeem in de cloud”, vertelt Raf de Leu. Op basis van de wensen van Torfs kwamen we snel uit bij Ruckus Cloud Wi-Fi. Deze installatie is uitgeschreven in een uitgebreide aparte case study met bijhorende video.

Vernieuwing van het datacenter

Het datacenter van Torfs bevindt zich op het hoofdkantoor in Sint-Niklaas. Na de zomer van 2016 werd beslist om het acht jaar oude IBM BladeCenter te vervangen. Tevens werd ook de hardware en software voor een geautomatiseerde back-up vernieuwd.

“Om onze verdere groeiambities te kunnen realiseren was het van cruciaal belang dat we zouden investeren in een performanter datacenter,“ vertelt Raf. Na overleg werd gekozen voor een HP ProLiant DL380 Gen 9 server gecombineerd met HP 3PAR storage technologie. De servers in het distributiecenter te Temse fungeren als back-up. Ook deze werden vernieuwd.

Aanpassing in het hart van het netwerk

Dankzij de specialisten van VanRoey.be werden er een aantal broodnodige veranderingen op vlak van switching uitgevoerd. Niet alleen werden er performantere 10Gbit switchen geplaatst, er werd ook een aanzienlijke optimalisatie van het netwerk uitgevoerd. ICT-Manager Raf De Leu beaamt: “Door de jaren heen werden er telkens extra switchen geplaatst waar nodig. Soms de ene lus na de andere. Uiteraard gaf dit chaos en ging dit gepaard met de nodige problemen. Viel er één switch uit, gingen alle rechtstreeks of onrechtstreeks verbonden gebruikers offline.”

Omdat uptime voor Torfs van essentieel belang is, werd er op beide kantoren een ‘core netwerk’ opgezet. Hierdoor kunnen systeembeheerders de benodigde bandbreedte beter beheren en prioriteiten instellen waar nodig. Is er toch ergens een probleem, neemt een andere switch het over.

VanRoey.be als Trusted Advisor

Tijdens de samenwerking is gebleken dat beide bedrijven over een complementaire bedrijfscultuur beschikken. Net zoals VanRoey.be onlangs deelnam aan ‘Het Fitste Bedrijf‘ organiseert Torfs ook op regelmatige basis initiatieven om de fitheid en gezondheid van zijn medewerkers te stimuleren. Maar ook pijlers als duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen zijn voor beide organisaties zeer belangrijk.

“Met VanRoey.be hebben we de IT-partner gevonden waarnaar we op zoek waren” vertelt Raf ons. “De initiatie en installatie van ieder project gebeurt door de technici van VanRoey.be. Maar door duidelijke documentatie en degelijke opleidingen kunnen mijn mensen zelf het verdere beheer en de first line support blijven doen. Maar met die gemoedsrust dat als we het zelf niet weten, we ten allen tijden beroep kunnen doen op de specialisten van VanRoey.be. Ik heb al met veel bedrijven samengewerkt, maar de aanpak van VanRoey.be is echt wel uniek.”