Vatana geniet van ideale ondersteuning dankzij ICT-MaaS

ICT als ruggengraat

Twee vestigingen, het klantenverkeer van een grote supermarkt, en een aanbod van meer dan 150.000 verschillende producten, daar is een stevig ICT-systeem voor nodig. Enkele jaren geleden werd de ICT van Vatana geregeld door een Nederlands bedrijf. Dat bood Vatana steeds de nieuwste software aan en controleerde welke computers aan vervanging toe waren. “Maar wij hadden eerder nood aan een partner die ons kennis en ondersteuning biedt. Iemand die weet wat we nodig hebben, maar ook wat we niet nodig hebben, die ons kan sturen. Kortom, iemand waarbij we altijd terecht kunnen met al onze vragen”, zegt Sigrid Put.

Er was dus nood aan een nieuwe partner. Een partner die luistert naar de klant en vooral de noden van die klant op de eerste plaats zet. “Toen we op zoek gingen naar een bedrijf dat ons daarmee kon helpen, raadde onze boekhouder aan om eens bij EuroSys langs te gaan. Hij was namelijk zeer tevreden van zijn samenwerking met EuroSys”, vertelt Sigrid.

ICT-Manager as a service

Die ontmoeting bleek zeer leerrijk. Er werd beslist om samen te werken. Die samenwerking startte met een reeks gesprekken waarin er samen werd gekeken naar wat er misliep in het bedrijf, welke problemen aangepakt moesten worden en hoe EuroSys hier een oplossing voor kon bieden. EuroSys heeft daarna voorgesteld om met een ICT-Manager as a service te gaan werken. “Dat wil eigenlijk zeggen dat wij één van de collega’s van EuroSys mogen lenen. Eigenlijk hebben we nu een eigen ICT-manager, niet voltijds maar alleen voor de tijd die bij ons nodig is”, zegt Sigrid, “met een ruime ervaring die een vaste ICT-manager bij één bedrijf soms niet heeft.”

Om de service vlot te laten verlopen, moesten eerst een aantal dingen in orde worden gebracht: er werden niet alleen pc’s vervangen en nieuwe connecties gelegd, experten van EuroSys hielpen ook met de uitleg aan medewerkers over hoe een aantal dingen werken. “Dit alles gebeurde in april 2020, tijdens de eerste lockdown. Het was een moeilijkere periode, maar EuroSys heeft alles netjes en tijdig afgewerkt en opgeleverd”, blikt Sigrid terug.

Meedenkende neutrale partner

Na deze installatie stuurde EuroSys een Manager as a service, in dit geval Peter Vanherck, naar Vatana. Hij kwam als buitenstaander terecht in een zeer hecht familiebedrijf, maar al snel wist hij het vertrouwen van iedereen te winnen. Dit deed hij niet met verkooppraatjes, maar met eerlijk advies. Hij maakte samen met Vatana realistische plannen op en ondersteunt hen nog altijd in gesprekken met andere partners. Wanneer het tijdens deze gesprekken voor Vatana iets te technisch wordt, dan zorgt Peter voor een vertaling waar een ondernemer iets mee kan. Daarnaast maakte hij ook een stappenplan waarin duidelijk werd wat er allemaal moet gebeuren.

Sigrid licht de werking toe: “Peter stelt zich neutraal op en zorgt voor de beste oplossing voor Vatana. Als ICT-partner moet je kijken hoe de klant werkt, welke noden er zijn, maar ook hoe vaardig iedereen is met ICT. Het heeft geen zin om de meest vooruitstrevende en hippe oplossing te kiezen als de mensen die er dagelijks mee moeten werken niet mee kunnen in dat verhaal. Bij heel wat ICT-leveranciers is verkopen de hoofdzaak, hier kijken we vanuit het belang van de firma.”

Een ICT-Manager as a service was voor Vatana alvast een service die als geroepen kwam. Sigrid: “Ons bedrijf is aangekomen op een punt dat we de huidige manier van werken in vraag moeten stellen en moeten kijken hoe we verder kunnen automatiseren en digitaliseren. Wanneer wij op zoek moeten naar bijvoorbeeld een andere manier om onze telefonie op te bouwen of uitkijken naar een nieuw ERP-systeem, dan zit de toelichting van de verkopers vol met technische termen maar lijkt hun aanbod altijd alsof dat precies is wat we nodig hebben. Maar als we dan naar de vertaalde versie van Peter luisteren en kijken hoe het binnen ons plan past, dan blijkt bijvoorbeeld dat we niet het hele het pakket nodig hebben dat wordt voorgesteld, maar voorlopig slechts één bepaalde toepassing. Doordat Peter ons bedrijf ondertussen door en door kent, van al deze markten thuis is en een overzicht kan bewaren over de hele ICT-infrastructuur, kan hij ons dan ook echt ondersteunen. Hij denkt strategisch mee met Vatana en kijkt wat we op welk moment nodig hebben.“

Wat brengt de toekomst?

Er staat veel te gebeuren de komende maanden. “Sinds januari zijn we overgestapt naar een nieuw sociaal secretariaat. Hierdoor kunnen al enkele zaken geautomatiseerd worden. Een voorbeeld hiervan zijn de loonbrieven. Deze werden tot vandaag nog steeds handmatig met de post verstuurd maar dat gaan we dus veranderen“, vertelt Sigrid. “Daarnaast gaan we het volledig ERP-systeem veranderen. Daar hangt het kassasysteem, het warehouse-systeem en de boekhouding aan vast. Op 1 april willen we klaar zijn.

We denken er ook aan om onze producten in de winkel standaard te voorzien van RF-ID tags. Dat zijn eigenlijk stickers die vanop een afstand kunnen worden gelezen. Het volstaat dan om met een scanner voorbij de rekken te lopen om een inventaris te maken. Het systeem telt automatisch hoeveel producten er nog in elke rek staan. Vandaag moeten we de barcode op elk product apart scannen, wat erg arbeidsintensief is, maar dat moet dan niet meer. Het maakt de stocktelling veel eenvoudiger. Het betekent echter ook dat we ons magazijn moeten herbekijken en herindelen.”

Nog meer plannen

Ook op vlak van marketing zijn er een aantal projecten die in 2022 van start gaan. “Zo hebben we ondertussen Digital Signage uitgerold. Daarmee kunnen we alle tv-schermen en buitenschermen in Paal en Pelt tegelijkertijd en centraal aansturen”, vertelt Sigrid. “Vlak na de eerste lockdown hebben we onze oorspronkelijke webshop stopgezet. Alles wat je kon vinden in de winkels, kon je vroeger ook op de webshop vinden. Alleen, we hebben meer dan 150.000 verschillende artikels in onze winkels. Omdat we geen afzonderlijk internetmagazijn hebben, moesten alle online bestellingen daarom manueel uit de winkel worden gehaald. Dat zorgde voor een te hoge werklast waardoor de webshop niet rendabel was. In 2022 gaan we onze website vernieuwen met daarbij dan ook een vernieuwde webshop. In die shop zullen we een beperkt aanbod van producten online aanbieden. Dat kunnen we dan anders organiseren waardoor de webshop wel rendabel wordt”, gaat Sigrid verder.

Deze toekomstplannen zorgen ervoor dat Vatana stapsgewijs gemoderniseerd zal worden. Dat brengt vanzelfsprekend heel wat aanpassingen, en dus ook werk en kosten met zich mee. “Toch zijn we ervan overtuigd dat deze kosten op de lange termijn ten goede komen van ons bedrijf. Tijdens het opstellen van ons nieuw strategisch plan hebben we namelijk producten en pakketten gekozen waarvan we weten dat ze toekomstgericht met ons mee kunnen groeien”, vertelt Sigrid. “Dat was vroeger niet het geval.”

“Eens de toekomstdoelen behaald zijn, en Peter dus zijn strategisch plan afgewerkt heeft, ook dan zullen we een beroep blijven doen op de diensten van EuroSys. Een goede en diepgaande samenwerking als deze, is er altijd eentje voor de lange termijn aan te gaan”, beëindigt Sigrid haar verhaal.