7.000 Veolia-gebruikers migreren wereldwijd naar Office 365

Veolia Water Tech. & Sol. Belgium recycleert en behandelt water dat circuleert in industriële processen of een specifieke voorbehandeling vereist. Typische voorbeelden zijn de recyclage van koel- en spoelwater en voorbehandeling van water als basisgrondstof in de voedingsindustrie. Bij de overname door Veolia werden duidelijke afspraken gemaakt betreffende de termijn en kost voor het verdere gebruik van de IT-infrastructuur van GE. De absolute deadline lag op 31 maart 2019.

Het bedrijf met Belgische vestigingen in Herentals, Herstal en Haasrode koos voor een transitie naar Office 365 en SharePoint. Het interne IT-departement (80 medewerkers) was reeds druk bezig met tal van andere IT-migratieprojecten; hen nog belasten met een migratieproject van deze omvang was niet realistisch. Er was een partner met gerichte expertise nodig. Door naast het technische luik, ook te focussen op de gebruikers (Change Management & User Adoption) viel de keuze op ICT-bedrijf VanRoey.

Tom Heurckmans, Functional Consultant Applications bij VanRoey.be: “We hadden al veel ervaring met migraties naar Office 365 en SharePoint, maar de omvang van dit project bij Veolia was toch wel nieuw. Wereldwijd 7.000 gebruikers en 14 terabyte kritische, operationele data op minder dan 12 maanden migreren was uitdagend.”

Tot grote tevredenheid van Gerard Van Kempen, IT Manager EMEA bij Veolia Water Tech. & Sol. heeft de eigenlijke migratie slechts 3 maanden geduurd. “Door het aanstellen van Power Users en het beschikbaar stellen van een Microsoft e-learning platform waren onze eindgebruikers sneller dan verwacht vertrouwd met tools zoals OneDrive en Teams. Voor het trainen van de 80 Power Users organiseerde VanRoey.be bootcamps in Herentals, Toronto (Canada) en Philadelphia (VS) en werden er door hen zelf instructievideo’s geproduceerd. Kortom, op alle vlakken een succesvol project om op terug te kijken.”

4 Belangrijke uitdagingen

Gerard van Kempen, IT Manager (EMEA), zag vier concrete uitdagingen bij aanvang van het project:

1. Tijd & budget

Bij de overname door Veolia werden duidelijke afspraken gemaakt betreffende de termijn en de kost voor het verdere gebruik van de IT infrastructuur van GE. De absolute deadline lag op 31 maart 2019, maar een snellere migratie zou de kosten sterk kunnen drukken.

2. Adoptie van het nieuwe SharePoint- & Office 365-platform

Onder GE werd met een in-house ontwikkeld systeem gewerkt – een SharePoint avant-la-lettre zeg maar. Door de verouderde technologie en dure operationele kost erachter, werd er gekozen voor een transitie naar Office 365 en SharePoint. Gerard wist dat dit een aanpassing zou vergen van alle gebruikers. Een goede training en begeleiding zou cruciaal zijn opdat de gebruikers de nieuwe tools zouden omarmen.

3. Expertise & focus

Veolia Water Tech. & Sol. Belgium kan rekenen op een interne IT dienst van een 80-tal mensen. Dit zijn stuk voor stuk bekwame mensen die elk met hun eigen expertise ingezet worden op tal van IT-projecten. Ook zij waren druk bezig met tal van andere IT-migratieprojecten; Hen nog belasten met een migratieproject van deze omvang zou niet realistisch zijn. Er waren partners nodig met gerichte expertise die zich zouden kunnen focussen op dit ene migratie-project.

4. Creativiteit & Flexibiliteit

Dit was volgens Gerard misschien wel de grootste uitdaging. Om snel te kunnen handelen op dergelijke schaal, zou de partner heel creatief en flexibel moeten zijn in het aanreiken van oplossingen. Veolia Water Tech. & Sol. Belgium moest erop kunnen rekenen dat de job tijdig geklaard zou worden, ook als er zich onvoorziene moeilijkheden zouden voordoen die contractueel moeilijk te vatten zijn.

Acceleratie Workshop

Tijdens een 5-daagse Acceleratie Workshop werd de scope van het project bepaald en een projectplan uitgetekend. Hierbij werd niet enkel de oplevering van een technisch geschikte oplossing nagestreefd. Ook aan Change Management en User Adoption werd veel aandacht besteed. Na deze workshop waren Gerard en zijn team overtuigd van de expertise en de creatieve aanpak van VanRoey.be.

Gerard van Kempen, IT Manager EMEA Veolia Water Tech. & Sol.: “De samenwerking met de mensen van VanRoey liep meteen erg vlot. Hun aanpak was sterk resultaatgericht en iedereen durfde zelfstandig initiatief te nemen om tot oplossingen te komen. Die korte beslissingsketen was erg belangrijk voor ons om snel resultaat te boeken.”

Pol van Dingenen, Functional Consultant Applications bij VanRoey: “We hadden al veel ervaring met migratieprojecten maar de omvang van Move IT was toch nieuw. Wereldwijd 7.000 gebruikers en 14 terabyte aan kritische, operationele data hadden we nog niet eerder gedaan. Een reden temeer om het beste van onszelf te geven.”

Het migratietraject

1. SharePoint

Om de nieuwe datastructuur op te zetten, werd er al veel informatie vergaard tijdens de Acceleratie Workshop. Een stakeholder team werd samengesteld om de nodige feedback van de gebruikers te krijgen en al snel werden de uitgetekende structuren in SharePoint gerealiseerd. Gerard getuigt dat de nieuwe SharePoint structuren al snel in een efficiënter documentbeheer van engineering resulteerden.

Om alle data te migreren werden twee verschillende methodes toegepast: assisted en self-assisted. In de assisted methode werden grote blokken operationeel kritische data gemigreerd door experten van VanRoey.be. De minder kritische data konden de gebruikers zelf migreren. Daarvoor werden ze getraind en konden ze steeds terugvallen op instructievideo’s en een OASE trainingsplatform. Deze self-assisted migratie werd gemonitord a.d.h.v. Power BI tools.

2. Power Users

Omdat het onmogelijk was voor VanRoey om zelf alle mensen op de verschillende locaties wereldwijd op te leiden, werden Power Users ingeschakeld. Een 80-tal ervaren gebruikers werden intensief getraind en vormden het eerste contactpunt voor de eindgebruikers. De Power Users hielpen zo de eindgebruikers mee op weg met de nieuwe SharePoint en tools zoals OneDrive en Teams. Bovendien bewaakten ze het ganse migratietraject in de Power BI tools. Die monitoring was erg belangrijk om er zeker van te zijn dat alle data gemigreerd of rechtmatig verwijderd werd. Om de Power Users op te leiden werden bootcamps georganiseerd in Herentals, Toronto (Canada) en Philadelphia (VS).

3. OASE

OASE is een Microsoft e-learning platform dat beschikbaar werd gesteld voor alle gebruikers. Daarop kunnen korte video’s met specifieke instructies of complete lessenreeksen gevolgd worden. Het is een intuïtieve manier om snel kennis te verwerven in de Microsoft Office 365 tools. Daarnaast produceerde VanRoey zelf ook tal van instructievideo’s specifiek voor Veolia Water Tech. & Sol. Belgium.

Al deze informatie werd niet zomaar bij de gebruikers gedumpt. Er werden learning journeys gecompileerd zodat de training afgestemd kon worden op de uitvoering van het migratietraject en de adoptie van de nieuwe tools. Alle gebruikers konden deelnemen in classroom sessies, Q&A sessies en webinars op de momenten wanneer dat voor hen relevant was. Yammer en Teams waren de tools bij uitstek om ook van elkaar te leren.

Het laatste woord

Gerard van Kempen: “De eigenlijke migratie heeft slechts drie maanden geduurd, van begin september tot eind november 2018. Voordien werd er vooral hard gewerkt aan het opzetten van de bootcamps en het voorbereiden van de trainingen. Naast de migratie van de data werd ook de governance meteen meegenomen. Het up-to-date houden en bewaken van alle SharePoint structuren is zeker zo belangrijk dan het opzetten ervan. Ook de afscherming van de Water Technologies data en rechten binnen het grotere geheel van Veolia werd op de hoofdzetel in Parijs zeer gewaardeerd. Verder werkten de mensen van VanRoey.be prima samen met de andere projectpartners. Kortom, de holistische aanpak van toegewijde, ervaren mensen heeft van Move IT een zeer succesvol project gemaakt.”