Stroomlijnen van de interne werking na de fusie Voka – KvK Mechelen-Kempen
In januari 2018 fuseerden de regio’s Mechelen en Kempen tot één werkingsgebied. Tot op dat moment hadden beide regio’s elk hun eigen lokale servers om documenten te bewaren. Omdat de operationele werking uiteraard niet stilvalt bij een fusie, werden VPN verbindingen gebruikt om toegang te verlenen tot de nodige data. Het spreekt voor zich dat niet iedereen meteen thuis was in de folderstructuren van de andere regio. Terwijl de verenigde organisatie vorm kreeg, werd het al snel duidelijk dat de achterliggende IT infrastructuur daarop aangepast moest worden.
SharePoint Online weerspiegelt de organisatiestructuur
Evi Heylen, administratief medewerker en Kim Kerkhofs, directie-assistente lichtten hun uitdagingen toe aan Koen Van Loon, accountmanager. Koen zag meteen welke voordelen een migratie naar SharePoint Online voor Voka – KvK Mechelen-Kempen zou kunnen betekenen. Er werd afgestapt van de bestaande mappenstructuur en in de nieuwe SharePoint werd met metadata gewerkt.
Evi Heylen, administratief medewerker: “De nieuwe manier van werken is veel efficiënter dan vroeger. Data opzoeken op SharePoint Online verloopt intuïtief. Een gebruiker heeft daar geen enkele voorkennis voor nodig. Het is zelfs zo dat nieuwe medewerkers er sneller mee weg zijn dan mensen die nog op de oude manier gewerkt hebben, al is het ook voor hen een koud kunstje.”
Er werd beslist om de nieuwe SharePoint Online niet de vervuilen met data die wellicht niet meer gebruikt werd. De oude servers zijn nog wel beschikbaar maar ze worden niet meer actief gebruikt. Enkel Evi en Kim hebben er toegang op, maar sinds de migratie kregen ze nog geen enkele vraag om er specifieke data af te halen.
Met tal van doorlopende initiatieven zoals Plato en de Lerende Netwerken kent Voka – KvK Mechelen-Kempen heel wat projectwerk. Ook dit werd in de vorm van projectensites onder de SharePoint Online ondergebracht. Vanuit een SharePoint Online intranet start elke medewerker de werkdag en heeft die toegang tot alle nodige informatie.
OneDrive als werkomgeving
In het zog van SharePoint Online maakten de medewerkers van Voka – KvK Mechelen-Kempen ook kennis met tal van nuttige office 365 tools. OneDrive is daar wellicht de meest gebruikte van. Om steeds alle documenten op een veilige plek te bewaren en gemakkelijk te kunnen delen, werd er afgesproken om geen bestanden lokaal op eigen computers te bewaren. Wanneer er aan een document gewerkt wordt dan gebeurt dat consequent op OneDrive. Eénmaal het werk afgerond is, dan wordt dit meteen opgeladen naar de SharePoint Online.
Nabijheid van expertise
Evi en Kim kunnen een aardig mondje meespreken als het over SharePoint Online gaat. Zij zijn de key users en intern het eerste aanpreekpunt voor de medewerkers. Voor zeer specifieke vragen, technische opvolging en software updates kunnen ze dankzij een heldere SLA steeds snel terecht bij de experten van VanRoey.be.
Kim Kerkhofs, directie-assistente: “We zijn erg tevreden over de samenwerking met VanRoey.be. Hun mensen hebben een zeer uitgebreide kennis en kunnen die bovendien op een begrijpbare manier overbrengen. Vanaf dag één bleek hun expertise meteen uit de relevantie van hun voorstellen. Ze waren duidelijk niet aan hun proefstuk toe, begrepen onze noden perfect en hebben daar de juiste oplossingen voor aangebracht.”
Voka – KvK Mechelen-Kempen is een ledenorganisatie en vormt het netwerk van de ondernemingen in de regio Mechelen-Kempen. Belangenbehartiging, netwerking en begeleiding zijn de drie grote bouwstenen. Voka houdt elke dag de vinger aan de pols, voor en door ondernemers en beschikt over een uitgekiend aanbod van opleidingen, lerende netwerken en adviesverlening. Dit aanbod is opgebouwd rond de verschillende levensfases van een onderneming: starten, groeien en overdracht. Voka zet in op lokale verankering en biedt een meerwaarde voor elk lid.
- ± 45 medewerkers
- Bezoek de site van VOKA
deel dit bericht:
