De snel veranderende manier van werken brengt nieuwe vereisten met zich mee. Mobiel en veilig werken zijn essentiële elementen, maar ook de werkprocessen zelf veranderen. Daardoor passen bepaalde functionaliteiten soms niet meer goed onder de ene of de andere toepassing. Dat maakt dat Microsoft de features van apps moet wijzigen. Van de gebruikerskant rijst vooral de nood aan een hogere integratie van toepassingen, zodat de procesflow optimaler kan verlopen.

Het gevolg van deze dynamiek in de Microsoft suite van bedrijfstoepassingen is dat de licentieformules af en toe een update nodig hebben. Nieuwe noden bij de gebruiker leiden tot nieuwe apps en features. Het onderbrengen van deze nieuwigheden in de bestaande licentieformules is niet vanzelfsprekend.

Microsoft gaat bij de samenstelling van haar bundels wel steeds uit van de vereisten van de specifieke doelgroep. Uiteraard heeft een bedrijf andere noden dan een particulier, maar ook de diverse professionele klanten hebben verschillende vereisten.

Microsoft 365 Business of Enterprise?

Zonder voorkennis kan het moeilijk zijn om in te schatten welke licentieformule je gebruikers nodig hebben. Welke apps heb je nodig? Welke features wil je gebruiken? In de verschillende pakketten komen vaak dezelfde apps terug maar niet alle features zijn steeds actief. Om nog maar te zwijgen van de vele add-ons die je bij sommige bundels wel en bij andere niet kunt bijkopen.

De recente naamsveranderingen van enkele licentie-formules maken het je bovendien niet gemakkelijker. Voor de professionele klanten zijn er Microsoft 365 Business Premium en Microsoft 365 Enterprise (E3 en E5). Een overzicht van de belangrijkste apps vind je terug in onderstaande vergelijkende tabel. De toelichtingen hierna kunnen je een beter inzicht geven en helpen om de juiste keuze te maken.

Microsoft 365 Business Premium – Het startpunt voor elke KMO

Productiviteit en automatisatie

Veel bedrijven komen met Microsoft 365 Business Premium al een heel eind. Het is een uitgebreide collectie van Office-apps, gecombineerd met krachtige cloud-diensten, tools voor apparaatbeheer en een ijzersterke beveiliging. Heel de suite is gericht op productiviteit. Het bevat de nieuwste versies van Word, Excel en PowerPoint. Je kunt je contacten en je agenda beheren met Outlook en Exchange. Chatten, bellen en vergaderen kan je in Teams en met OneNote. Met OneDrive en SharePoint beschik je over cloudopslag en kan je een gans intranet opzetten.

Bookings, Forms en Power Automate zijn misschien iets minder gekende applicaties. Toch bieden ze interessante en tijdbesparende oplossingen om afspraken te beheren, inzichten te verwerven d.m.v. enquêtes of bedrijfsprocessen te automatiseren. Verder is de integratie met tal van third-party apps mogelijk.

Microsoft 365 Business Premium is bij uitstek veilig en eenvoudig in gebruik. Security staat met stip op nummer 1 bij Microsoft. De hoge graad van integratie van de bedrijfsapplicaties in Microsoft 365 Business Premium vergemakkelijkt het switchen tussen verschillende toepassingen aanzienlijk en zorgt voor efficiënte procesflows.

Overstap van Office 365 Business Premium naar Microsoft 365 Business Premium

Office 365 Business Premium was tot voor kort een populaire formule voor KMO’s. Door de naamsveranderingen die Microsoft doorvoerde, komt dit nu overeen met een Microsoft 365 Business Standard. In de Premium versie krijg je meer geavanceerde beveiliging en uitgebreidere mogelijkheden voor apparaatbeheer, vergeleken met de Standard.

MFA (Multi Factor Authetication) & ATP (Advanced Threat Protection) zijn basis security features die elk bedrijf tegenwoordig nodig heeft om de accounts af te schermen voor cybercriminelen. Intune stelt je dan weer in staat om alle toestellen centraal te beheren. Zo kan je bijvoorbeeld in geval van diefstal een toestel vanop afstand blokkeren of zelfs wissen. Self Service Password Reset, MFA, Single Sign On en Conditional Access zijn nog meer extra features die de veiligheid verbeteren.

Bovendien zijn er nieuwe mogelijkheden met betrekking tot remote desktop server (RDS) en kan er ook met Citrix gewerkt worden. Toch wel interessante features als werken op afstand een vereiste is. Een add-on die kan bekoren is Business Voice. Het is een cloud-gebaseerde telefonie oplossing in Microsoft Teams, die je heel wat telefonie kosten kan besparen.

Microsoft 365 Enterprise E3 en E5 – Voor de veeleisende en de grote ondernemingen

Met Microsoft 365 Enterprise heb je ook meer mogelijkheden als het op je server-architectuur aankomt. Waar Microsoft 365 Business Premium enkel zuivere cloud-oplossingen biedt, zijn er met Enterprise ook on-premise en hybride oplossingen mogelijk. Ook is deze ideaal voor firma’s met meer dan 300 kantoormedewerkers, gezien Business Premium een limiet kent van 300 gebruikers.

Zo beschik je – naast al de toepassing die Microsoft 365 Business al omvat – o.a. ook over SharePoint en Exchange Plan 2, Yammer, Stream en Delve. Dit zijn apps die de communicatie en de samenwerking in grotere bedrijven aanzienlijk kunnen vereenvoudigen. Wat securitybeheer betreft, spant Microsoft 365 Enterprise wel de kroon. Dat is ook nodig voor organisaties waar veel gebruikers beheerd moeten worden. Wist je trouwens dat het mogelijk is om tijdelijk een Enterprise licentie te activeren? Zo kan je de security binnen jouw organisatie controleren en later eventueel terugvallen op Microsoft 365 Business Premium. Met Power BI Pro beschik je bovendien over een erg krachtige toepassing voor de analyse en visualisatie van je bedrijfsprocessen en -data en stellen je in staat om je processen doelgericht te optimaliseren.

Microsoft Enterprise komt in een E3 en een E5 formule. Die laatste is de meest complete en biedt als extra mogelijkheden: Cloud app security, Azure AD premium Plan 2, Microsoft defender ATP, Priviliged identity management en Information Protection Plan 2. We brengen enkele extra features van E5 ook als losse modules naar Microsoft 365 E3: Identity & advanced Threat Protection (ATP) Plan 2 en/of Advanced Compliance bieden we dus apart aan.

Benut het potentieel

Tenslotte willen we er de aandacht op vestigen dat zowel Microsoft 365 Business Premium als Enterprise een schat aan nuttige apps en features bevatten. Veel bedrijven gebruiken echter slechts een fractie van de mogelijkheden. Vaak wordt voor een bepaalde licentieformule gekozen op basis van een beperkt aantal specifieke vereisten. Door de gebruikers op te leiden en aan te sporen om dieper te graven zullen de minder gekende tools aan de oppervlakte komen. Dat leidt ongetwijfeld tot een verhoging van de productiviteit en een vlottere samenwerking. VanRoey.be ondersteunt het continu leren o.a. door middel van User Adoption analyses en trainingen.

Evenzeer is het van belang om de gebruikers bewust te maken van de cyberbedreigingen. Beschikken over geavanceerde tools alleen is niet genoeg. De gebruikers moeten de gevaren kennen en weten te identificeren. Een Security Awareness programma of een 4-daags Microsoft Security Accelerator traject kan al voor de juiste mindset zorgen.

Managed Microsoft 365?

Wanneer je je Microsoft 365 licenties gekozen en geactiveerd hebt eindigt het verhaal niet. “With great power comes great responsibility”. Je wil dat je investering rendeert, dat je omgeving veilig draait en dat er grondige back-ups zijn… En dat je voor support ergens terecht kan… Stel jezelf daarom de volgende vragen:

• Is mijn omgeving adequaat beveiligd en heb ik een goede back-up voor de MS365 omgeving voorzien?
• Beschikken mijn mensen over de juiste licenties en kan ik zelf licenties toevoegen of verwijderen?
• Kennen en weten gebruikers hoe ze aan de slag moeten met alle tools? Krijgen ze de juiste opleiding?
• Waar kunnen collega’s terecht met vragen? Waar kan ik terecht voor technische support… en hoe snel kan je op deze support rekenen?

Om je deze kopzorgen te besparen biedt VanRoey.be all-inclusive “Managed Microsoft 365”. Op deze pagina kan je deze extra voordelige pakketten vergelijken.