Hieronder deelt Ines enkele quick-wins om als organisatie te bekijken:
Tip 1: Office 365 E3 > Microsoft 365 Business Premium
Een voorbeeld van een ‘downgrade’ is de switch van Office 365 E3 naar Microsoft 365 Business Premium:
- Wat heb je al? Office, Exchange Online, Teams, SharePoint Online en OneDrive
- Wat lever je in? Oa. mailbox van 100GB naar 50GB + OneDrive 1TB i.p.v. unlimited
- Wat krijg je extra? Beveiligingsfeatures zoals: Microsoft Defender for Office 365, Azure Active Directory, Intune, Defender for Business, …
Per gebruiker kan je dit op jaarbasis zo’n € 70 besparen! Dit op voorwaarde dat je niet meer dan 300 licenties nodig hebt.
Tip 2: Microsoft 365 E3 > Microsoft 365 Business Premium
Een voorbeeld van een ‘downgrade’ is de switch van Microsoft 365 E3 naar Microsoft 365 Business Premium:
- Wat heb je al? Office, Exchange Online, Teams, SharePoint Online en OneDrive
- Wat lever je in? Windows Pro i.p.v. Enterprise, geen Windows Server CAL rechten, minder opslag mailbox en OneDrive + enkele Microsoft-security features minder t.o.v. Microsoft 365 E3.
Per gebruiker kan je dit op jaarbasis zo’n € 200 besparen! Dit op voorwaarde dat je niet meer dan 300 licenties nodig hebt én er geen essentiële reeds geconfigureerde security-features ontbreken.
Tip 3: Microsoft 365 Business Standard > Microsoft 365 Business Premium
Een voorbeeld van een aanbevolen ‘upgrade’ is de switch van Microsoft 365 Business Standard naar Business Premium.
- Wat heb je al? Office (desktop), Exchange Online, Teams, SharePoint Online en OneDrive
- Wat krijg je extra? Beveiligingsfeatures zoals: Microsoft Defender for Office 365, Azure Active Directory, Intune, Defender for Business, …
Dit voor €8,93 per maand extra.
Tip 4: Microsoft 365 E1 > Microsoft 365 F3
Een aanbevolen ‘downgrade’ voor organisaties met veel frontlinemedewerkers is de overstap van Microsoft 365 E1 naar F3. Deze licentie is ideaal voor medewerkers die niet de hele dag achter een pc werken, maar toch toegang nodig hebben tot hun mailbox, SharePoint en OneDrive (op een veilige manier).
- Wat heb je al? Basisversies van Office-webapps, Exchange Online, Teams, SharePoint Online en OneDrive
- Wat krijg je extra? Toegang tot productiviteitstools specifiek afgestemd op frontlinemedewerkers, waaronder Teams-communicatiemogelijkheden en bedrijfsportalen
Echter, houd met de overstap naar F3 rekening met de volgende beperkingen:
- E-mail: Het postvak wordt teruggebracht van 50 GB naar 2 GB, met toegang via de webversie van Outlook
- OneDrive: De opslagcapaciteit vermindert van 1 TB naar 2 GB per gebruiker
- SharePoint: F3-licenties bieden beperkte functionaliteit, waaronder geen toegang tot teampostvakken en persoonlijke sites (SharePoint Online Kiosk-licentie)
Toch kan het een aanzienlijke besparing opleveren voor medewerkers die vooral mobiele apparaten gebruiken en geen volledige desktop-apps nodig hebben.
Het Microsoft-licentiemodel ‘New Commerce Experience’ (NCE), dat in februari 2022 werd geïntroduceerd als opvolger van het Cloud Solution Provider-programma (CSP), is inmiddels bijna twee jaar in gebruik. Dit model geldt voor licenties van onder andere Office 365, Microsoft 365, Dynamics 365, Windows 365 en Power Platform. Voor veel organisaties is 2025 daarom het ideale moment om hun licentiegebruik opnieuw kritisch te evalueren en te optimaliseren.
Bovendien zijn de NCE-regels nu ook van toepassing op de non-profit- en education-sectoren, wat voor deze organisaties nieuwe mogelijkheden en aandachtspunten biedt.
Deze richtlijnen blijven van kracht
Er zijn verschillende abonnementsopties met diverse flexibiliteitsniveaus en prijsbeschermingsvoordelen. Afhankelijk van de duur en het type van het abonnement gelden er specifieke voorwaarden voor facturatie, opzegmogelijkheden en licentietoegang.
Onderstaande richtlijnen blijven van kracht en helpen je het abonnement te kiezen dat het beste aansluit bij jouw noden.
| Abonnement 1 maand | Abonnement 12 maanden | Abonnement 36 maanden | |
| Facturering | Per maand | Per maand of jaar | Per maand, jaar of 3 jaar |
| Prijzen | +20% | Standaard | Standaard |
| Engagement | Flexibel | Vast | Vast |
| Opzeggen na 1 week? | 1 maand aangerekend | 12 maanden aangerekend | 36 maanden aangerekend |
| Prijsbescherming | 1 maand | 1 jaar | 3 jaar |
| Tussentijdse upgrades | |||
| Tussentijdse downgrades | |||
| Welke licenties? | Alle abonnementen | Alle abonnementen behalve Windows 365 | Voornamelijk Dynamics 365 |
Tijd voor actie!
Zoals je in bovenstaande vergelijking ziet, zijn ‘Tussentijdse downgrades’ niet langer in iedere formule toegestaan. Daar de meeste organisaties kiezen voor het licentiemodel 12 maanden, is het nú de moment om – nog voor de vervaldatum – jouw licenties waar nodig te verlagen en/of te downgraden.
Want vanaf 7 dagen na de verlengingsdatum staan jouw licenties opnieuw voor 1 jaar vast! Vanaf dan kan je enkel nog:
- Je abonnement upgraden
- Licenties verhogen
- Factureringsfrequentie wijzigen
- Co-term datum toepassen
Tijdig de nodige wijzingen aanvragen is dus de boodschap! Hou hierbij rekening met enkele dagen verwerktijd voor de effectieve vervaldatum!
Aanpassing Microsoft Pricing vanaf 1 april 2025
1. Nieuwe prijsstructuur voor maandelijkse betalingen
Vanaf 1 april 2025 wordt de prijs van maandelijkse factureringsplannen voor jaarlijkse abonnementen met 5% verhoogd ten opzichte van jaarlijkse factureringsopties. Dit geldt voor nieuwe en verlengde abonnementen in CSP, MCA-E, en Buy Online.
Wat betekent dit voor jou?
Klanten kunnen bij verlenging overstappen van maandelijkse naar jaarlijkse facturering om kosten te besparen. Trials blijven standaard vernieuwen naar jaarlijkse abonnementen met maandelijkse facturering, maar vanaf april 2025 kunnen partners instellingen zoals licentieaantallen, looptijd, en facturatiefrequentie aanpassen.
2. Prijsverhoging voor Teams Phone en Power BI
Microsoft verhoogt de prijzen van Teams Phone en Power BI-producten, voor het eerst sinds de lancering:
- Teams Phone Standard: $10 per gebruiker/maand
- Power BI Pro: $14 per gebruiker/maand
- Power BI Premium Per User: $24 per gebruiker/maand
Deze prijzen gelden voor jaarlijkse factureringsplannen. Maandelijkse facturering is 5% duurder. Geen prijswijzigingen voor deze producten in de E5-suites.
Waarom deze wijzigingen?
Microsoft wil meer transparantie en consistentie in facturering bieden en tegelijkertijd de waarde van hun diensten behouden.
Actie ondernemen?
Overweeg de factureringsopties bij verlenging en informeer je over de wijzigingen via Microsoft-documentatie of een training, zoals de CSP Technical Training Call op 20 november.
Heb je vragen of wens je meer informatie?
Neem contact op met ons licentie-team via licenties@vanroey.be
Neem ook zeker een kijkje op onze licentiepagina waarop je o.a. ons licentieportaal kan bekijken.
Meer tips & tricks?
Wil je uitgebreid ontdekken aan de hand van voorbeeldscenario’s welke besparingen of upgrades jouw organisatie kan verwezenlijken? Bekijk dan zeker de video van Ines. In een kwartiertje legt ze helemaal uit welke opties er zijn:
deel dit bericht:
