Hieronder deelt Ines enkele quick-wins om als organisatie te bekijken:

Tip 1: Office 365 E3 > Microsoft 365 Business Premium

Een voorbeeld van een ‘downgrade’ is de switch van Office 365 E3 naar Microsoft 365 Business Premium:

• Wat heb je al? Office, Exchange Online, Teams, SharePoint Online en OneDrive
• Wat lever je in? Oa. mailbox van 100GB naar 50GB + OneDrive 1TB i.p.v. unlimited
• Wat krijg je extra? Beveiligingsfeatures zoals: Microsoft Defender for Office 365, Azure Active Directory, Intune, Defender for Business, …

Per gebruiker kan je dit op jaarbasis zo’n € 70 besparen! Dit op voorwaarde dat je niet meer dan 300 licenties nodig hebt.

Tip 2: Microsoft 365 E3 > Microsoft 365 Business Premium

Een voorbeeld van een ‘downgrade’ is de switch van Microsoft 365 E3 naar Microsoft 365 Business Premium:

• Wat heb je al? Office, Exchange Online, Teams, SharePoint Online en OneDrive
• Wat lever je in? Windows Pro i.p.v. Enterprise, geen Windows Server CAL rechten, minder opslag mailbox en OneDrive + enkele Microsoft-security features minder t.o.v. Microsoft 365 E3.

Per gebruiker kan je dit op jaarbasis zo’n € 200 besparen! Dit op voorwaarde dat je niet meer dan 300 licenties nodig hebt én er geen essentiële reeds geconfigureerde security-features ontbreken.

Tip 3: Microsoft 365 Business Standard > Microsoft 365 Business Premium

Een voorbeeld van een aanbevolen ‘upgrade’ is de switch van Microsoft 365 Business Standard naar Business Premium.

• Wat heb je al? Office (desktop), Exchange Online, Teams, SharePoint Online en OneDrive
• Wat krijg je extra? Beveiligingsfeatures zoals: Microsoft Defender for Office 365, Azure Active Directory, Intune, Defender for Business, …

Dit voor €8,93 per maand extra.

Tip 4: Microsoft 365 E1 > Microsoft 365 F3

Een aanbevolen ‘downgrade’ voor organisaties met veel frontlinemedewerkers is de overstap van Microsoft 365 E1 naar F3. Deze licentie is ideaal voor medewerkers die niet de hele dag achter een pc werken, maar toch toegang nodig hebben tot hun mailbox, SharePoint en OneDrive (op een veilige manier).

• Wat heb je al? Basisversies van Office-webapps, Exchange Online, Teams, SharePoint Online en OneDrive
• Wat krijg je extra? Toegang tot productiviteitstools specifiek afgestemd op frontlinemedewerkers, waaronder Teams-communicatiemogelijkheden en bedrijfsportalen

Echter, houd met de overstap naar F3 rekening met de volgende beperkingen:

• E-mail: Het postvak wordt teruggebracht van 50 GB naar 2 GB, met toegang via de webversie van Outlook
• OneDrive: De opslagcapaciteit vermindert van 1 TB naar 2 GB per gebruiker
• SharePoint: F3-licenties bieden beperkte functionaliteit, waaronder geen toegang tot teampostvakken en persoonlijke sites (SharePoint Online Kiosk-licentie)

Toch kan het een aanzienlijke besparing opleveren voor medewerkers die vooral mobiele apparaten gebruiken en geen volledige desktop-apps nodig hebben.

Het Microsoft-licentiemodel ‘New Commerce Experience’ (NCE), dat in februari 2022 werd geïntroduceerd als opvolger van het Cloud Solution Provider-programma (CSP), is inmiddels bijna twee jaar in gebruik. Dit model geldt voor licenties van onder andere Office 365, Microsoft 365, Dynamics 365, Windows 365 en Power Platform. Voor veel organisaties is 2025 daarom het ideale moment om hun licentiegebruik opnieuw kritisch te evalueren en te optimaliseren.

Bovendien zijn de NCE-regels nu ook van toepassing op de non-profit- en education-sectoren, wat voor deze organisaties nieuwe mogelijkheden en aandachtspunten biedt.

Deze richtlijnen blijven van kracht

Er zijn verschillende abonnementsopties met diverse flexibiliteitsniveaus en prijsbeschermingsvoordelen. Afhankelijk van de duur en het type van het abonnement gelden er specifieke voorwaarden voor facturatie, opzegmogelijkheden en licentietoegang.

Onderstaande richtlijnen blijven van kracht en helpen je het abonnement te kiezen dat het beste aansluit bij jouw noden.

Tijd voor actie!

Zoals je in bovenstaande vergelijking ziet, zijn ‘Tussentijdse downgrades’ niet langer in iedere formule toegestaan. Daar de meeste organisaties kiezen voor het licentiemodel 12 maanden, is het nú de moment om – nog voor de vervaldatum – jouw licenties waar nodig te verlagen en/of te downgraden.

Want vanaf 7 dagen na de verlengingsdatum staan jouw licenties opnieuw voor 1 jaar vast! Vanaf dan kan je enkel nog:

• Je abonnement upgraden
• Licenties verhogen
• Factureringsfrequentie wijzigen
• Co-term datum toepassen

Tijdig de nodige wijzingen aanvragen is dus de boodschap! Hou hierbij rekening met enkele dagen verwerktijd voor de effectieve vervaldatum!

Indien er prijsaanpassingen volgen is dit voor april 2025.