Door de jaren heen is het gegeven van software licenties steeds complexer geworden. Op deze manier kan het bedrijf voldoen aan de creatieve structuren die bedrijven opzetten.

Met juiste software licensing kan je flinke besparingen verwezenlijken: vaak worden er bij de groei van het bedrijf licenties toegevoegd, zonder te kijken of er geen betere en voordeligere pakketten beschikbaar zijn. Daarnaast is er ook een legaal aspect: foutieve licentiëring (bewust of onbewust) kan tot boetes leiden en jij als bedrijfsleider of manager draagt hier de eindverantwoordelijkheid.

Met deze blog, die ook de titel “Licensing 101” had kunnen dragen, brengt Stijn Dockx – Licentie en Software Asset Management Consultant – klaarheid zodat ook jij een gezonde basis krijgt rond licenties.

2 Zaken bepalen wat je met een software licentie mag en wat er precies gedekt wordt: de licentie-regels van het product zelf en de manier waarop je de licentie verwerft. In dit artikel behandelen we de licentie-regels.

Windows Server Core + Client Access License (CAL)

Vb. Het besturingssysteem van uw fysieke server: Windows Server + iedere gebruiker van deze software

Windows Server Core Standard

Serverhardware wordt gelicentieerd adhv. ‘Windows Server Core Standard’ licenties. Deze worden pér processorkern (core) geteld, maar er worden bepaalde minima gehanteerd:

• Je betaalt altijd minstens 8 licenties per processor (CPU).
  Heeft een CPU meer dan 8 cores? Dan wordt het netto aantal cores van deze CPU geteld. (dus per CPU geldt: 1-8 cores = 8 licenties, en bv. 12 cores = 12 licenties)
• Je betaalt altijd minstens 16 licenties per server.
  Ook al heb je slechts 1 processor met minder dan 16 cores in jouw server. Microsoft vereist een minimum van 16 licenties af te nemen.

Wanneer deze Core licenties op orde zijn mag je 2 Virtuele Machines (VM) starten.

Wil je 4 VM’s starten? Dan moet je bovenstaande hoeveelheid licenties vermenigvuldigen met 2, voor 6 VM’s het aantal vermenigvuldigen met 3, voor 8 VM’s het aantal vermenigvuldigen met 4 en zo verder (Steeds in stappen van 2 extra VM’s).

Voorbeeldsituaties:

Windows Server Core DataCenter

Het kan eenvoudiger: met één “Windows Server Core DataCenter” licentie is het aantal VM’s, processoren en cores meteen onbeperkt.

Client Access License (CAL)

Voor gebruikers op serverniveau heb je de keuze tussen ‘UserCAL’ en ‘DeviceCAL’. Voor UserCAL wordt 1 licentie per gebruiker gerekend, bij DeviceCal per device. Hieronder valt dus ook iedere netwerkprinter, UPS met netwerkkaart, smartphone die mail binnenkrijgt van een lokale Exchange Server, enz… In meer dan 90% van de gevallen is een UserCAL veruit de meest interessantste optie.

Server + Client Access License (CAL)

Vb. De ‘applicatieservers’: Exchange Server, SharePoint Server, SQL Server… + iedere eindgebruiker van deze software

Geïnstalleerde servers -fysiek of virtueel- dienen steeds gelicentieerd te worden met een eigen ‘serverlicentie’. Opnieuw heb je voor gebruikers de keuze tussen ‘UserCALs’ en ‘DeviceCALs’. Waarbij de UserCALs in meer dan 90% van de gevallen voordeliger uitkomt.

Uitzondering: SQL Core

Wanneer een organisatie meer dan 30 directe/indirecte gebruikers heeft van een SQL database, is het interessanter om over te gaan naar een Core-model ipv het bovenstaande Server + CAL model. De SQL Core licentie dekt alles. Je moet enkel de gebruikte cores (minstens 4) te licentiëren die zijn toegewezen aan de SQL Server.

Client Per Device

Vb. de programma’s die je op jouw PC gebruikt: Windows 10 of een losstaande Office Professional Plus.

Je hebt een licentie nodig voor ieder toestel (ongeacht het aantal gebruikers) waarop de software gebruikt wordt. Opgelet ook Thin Clients dienen van zulke licentie voorzien te zijn. Meestal is de licentie van Windows 10 Pro op jouw PC reeds vooraf geïnstalleerd.

User Subscription License (USL)

Vb. Office 365 of Microsoft 365

De USL is pas de laatste jaren stevig aan het opkomen in de vorm van Office 365 en het overkoepelende Microsoft 365. Het geeft gebruikers het recht om de gekoppelde software zoals Word, Excel, Skype voor Bedrijven… te installeren op max 5 devices en geeft het recht op het gebruik van de gekoppelde Online Services.

Wanneer je de Enterprise variant van Office 365 (E3 of E5) neemt, krijg je ook meteen de nodige UserCALs voor Exchange, Skype en/of SharePoint.

Voorbeeldsituatie

We voorzien “Organisatie X” van het juiste aantal licenties:

• 20 medewerkers
• Eén fysieke server met 1 processor met 8 cores
• Op deze server worden 4 virtuele machines (VM’s) uitgerold
  • SQL server
  • SharePoint server
  • Exchange server
  • Eigen bedrijfsapplicatie (App)
• Elke gebruiker maakt gebruik van de functionaliteit die de virtuele servers bieden
• Elke gebruiker heeft 1 device (PC) ter beschikking met Office Professional Plus en Windows 10 Pro.

In dit geval zijn de benodigde licenties als volgt:

• 20x Windows 10 Pro licenties (Meestal reeds voorgeïnstalleerd op de PC)
• 20x Office Professional Plus licenties
• 2x 16 Cores ‘Windows Server Core Standard’ (Per 2 virtuele machines dient u alle cores te licentiëren met windows Server Standaard)
• 20x Windows Server UserCAL
• 1x Exchange Server Standard
• 20x Exchange Standard UserCAL
• 1x SQL Server Standard
• 20x SQL UserCal
• 1x SharePoint Server Standard
• 20x SharePoint Standard UserCAL

Diezelfde “Organisatie X” beslist na geruime tijd over te schakelen naar Office 365 en Exchange Online, maar wenst de SharePoint omgeving toch lokaal te houden. Dan krijgen we een andere licentie-configuratie die interessanter is:

• 20x Windows 10 Pro licenties (Meestal reeds voorgeïnstalleerd op de PC)
• 20x Office 365 Enterprise E3
• 2x 16 Cores ‘Windows Server Core Standard’ (Per 2 virtuele machines dient u alle cores te licentiëren)
• 20x Windows Server UserCAL
• 1x SQL Server Standard
• 20x SQL UserCAL
• 1x SharePoint Server Standard
• De CALs voor SharePoint en Exchange Online zitten in dit geval reeds in het Office 365 Enterprise E3 plan!

Wanneer een organisatie ook SharePoint zou migreren richting SharePoint Online, waarvoor men de licentie al heeft via Office 365 Enterprise E3, kan ook de SQL Server + UserCAL + de SharePoint Server licentie volledig geschrapt worden. Ook komen dan de helft van de Windows Server Core licenties te vervallen omdat er nu nog maar één VM draait; de “Eigen bedrijfsapplicatie (App)”.

• 20x Windows 10 Pro licenties (Meestal reeds voorgeïnstalleerd op de PC)
• 20x Office 365 Enterprise E3
• 16 Cores ‘Windows Server Core Standard’
• 20x Windows Server UserCAL
• De CALs voor SharePoint en Exchange Online zitten in dit geval reeds in het Office 365 Enterprise E3 plan.

Graag maken we de opmerking dat elke organisatie anders is. Een 3-ploegen-stelsel kan meer gebaat zijn met DeviceCALs, terwijl een organisatie met enkel dagdienst beter richting UserCALs gaat. Tevens heeft elk bedrijf wel licenties uit het verleden die mogelijks opnieuw gebruikt kunnen worden. Maak samen met ons de oefening en wie weet betaal je binnenkort een stuk minder aan softwarelicenties.

Waarom VanRoey.be?

1. Microsoft Solution Provider

Als Microsoft Cloud Solution Provider kunnen we kunnen schakelen in licenties zonder tussenkomst van Microsoft. Je kan op ons rekenen of op ons gratis cloudplatform zélf licenties activeren of deactiveren zodra werknemers opstarten of vertrekken. Zo ben je snel geholpen, betaal je nooit te veel en heb je een duidelijk overzicht van alle actieve licenties en de kosten!

2. Microsoft Gold Partner

Als Microsoft Gold Partner ben je verzekerd van onze expertise met ruim 25 jaar ervaring in duizenden organisaties en eindeloos veel certificaten. We kunnen helpen met een doordachte implementatie van Office 365, SharePoint en EMS én zorgen dat iedereen mee is met bewezen change management systemen.