Nog effectiever vergaderen met Teams dankzij deze 8 tips

Vele van volgende features zijn bij elke videocall beschikbaar. Sommige features zijn echter enkel beschikbaar wanneer je een vergadering organiseert en er een ‘Teams-vergadering’ van maakt. Deelnemers kunnen dan makkelijk op deelnemen klikken vanuit de uitnodiging.

1. Meer privacy en/of professionaliteit met custom achtergronden

All eyes on you. Laat je niet afleiden door een chaotische of rommelige achtergrond thuis of op kantoor. Met Teams kon je al langer je achtergrond wazig maken, maar sinds kort kan je ook je eigen achtergronden opladen en gebruiken tijdens teleconferenties. Zo geef je een professionele indruk of kan de sfeer wat luchtiger gemaakt worden.

Een andere optie is dat je ook gewoon een mooie foto van jezelf kan opladen achter je bureau. Als je dan je webcam bedekt krijgen je gesprekspartners enkel deze foto te zien op volledig scherm. Een handige tussenoplossing.

2. Venster delen vs scherm delen

Je scherm delen tijdens een meeting is altijd een beetje een risico. Opeens een pop-up in beeld van een delicate chat in Teams… of erger; een WhatsApp bericht van je beste maat over afgelopen weekend… Je wil ook niet je hele inbox per ongeluk tonen.

Met Teams kan je met de functie ‘scherm delen’ een individueel programma kiezen of je hele scherm. In dat laatste geval kan je in geval van een dual-monitor setup er ook voor kiezen enkel scherm 1 of 2 te delen.

3. Schermbesturing aanvragen

‘Kan je daar eens op klikken? Nee, dààrop…’ Een bekend probleem wanneer iemand een scherm deelt. Ook is het vervelend als er voortdurend tussen meerdere partijen van beeld gewisseld moet worden als ze beide iets willen tonen.

Teams geeft de mogelijkheid samen één gedeeld scherm te besturen. Je ziet dan meerdere cursors gelijktijdig bewegen over hetzelfde document, vergezeld van een klein fotootje. Erg handig tijdens bv. revisierondes of als een PowerPoint door meerdere personen gegeven wordt.

4. Deelnemers dempen

Niets zo vervelend als een deelnemer die vanuit een lawaaierige omgeving inbelt, of zelf bezoek of telefoon krijgt en zijn microfoon vergeet te muten. Ook echo’s waarbij je jezelf hoort spreken zijn zeer storend.

Gelukkig kunnen alle deelnemers in een Teams vergadering eenvoudig de microfoon van andere deelnemers uitschakelen om dit soort scenario’s te voorkomen.

5. Bestanden, Notules en Teams Whiteboard

“Waar lagen die notules ook alweer? Waar heb ik dat rapport ook weer opgeslagen? Hoe zag dat schema er ook weer uit?”…  Iedere Teams-meeting komt met een Microsoft Whiteboard en een OneNote Notitieblok. Ook kan je bestanden delen met de genodigden.

Erg handig om alles bij elkaar te houden. En je kan al je oude meetings ofwel via je agenda, ofwel via de tab ‘chat’ opnieuw raadplegen. Zo kan je niets meer kwijtspelen en zit alle informatie centraal.

6. Opname starten

Het is een uitdaging om iedereen op hetzelfde ogenblik bij mekaar te krijgen. Ook kan het zijn dat er vele belangrijke beslissingen worden genomen, of dat het een technisch ingewikkeld thema of opleiding betreft… In ieder geval kan het handig zijn om de meeting integraal terug te kunnen kijken.

Als je bij aanvang klikt op ‘opname starten’ krijgen de deelnemers een melding en kunnen ze achteraf, via Teams of Microsoft Stream, de meeting op hun eigen tempo herbekijken.

7. Vastpinnen of uitschakelen video contactpersonen

Je kan vandaag tot 300 personen in een meeting samenbrengen, waarvan tot 49 mensen gelijktijdig in beeld. Het kan daarom handig zijn om enkele sleutelfiguren vast te prikken zodat je hen steeds in beeld kan houden.

Daarnaast kan je ook binnenkomende video uitschakelen van contactpersonen. Dit kan handig zijn om bandbreedte te sparen wanneer je zelf op een gelimiteerde verbinding zit en de ervaring wil optimaliseren.

8. Mensen toevoegen tijdens een meeting

Het gebeurt dat je de mening van iemand extern nodig hebt om bepaalde knopen door te hakken, zo kan je te allen tijde iemand privé aanspreken via Teams om te vragen of hij of zij even gestoord kan worden, en hem of haar vervolgens toevoegen aan de lopende vergadering.

Tijdens het schrijven van deze blog kondigde Microsoft zelfs nog enkele nieuwe features aan zoals Together Mode, waarbij je deelnemers in een virtuele aula kan samen zetten. Ook komt een ‘Focus Mode’ om de aandacht nog meer te vestigen op gedeelde content. Zo herhalen we nogmaals dat Teams voortdurend blijft verbeteren. Het zijn stuk voor stuk kleine features die uiteindelijk wel het verschil maken.

Heb je nog geen Teams? Onze experts tonen je graag waarom het de investering in Microsoft 365 dubbel en dik waard maakt!