Waarom een bestelapp via SharePoint?

Veel bedrijven worstelen met ongestructureerde bestellingen via e-mail, Excel-lijstjes of losse documenten. Zeker in de chemische sector, waar regelmatig materialen besteld worden voor testen en onderzoek

, kan dat leiden tot fouten, dubbelwerk of tijdverlies. InOpSys wilde een beter alternatief: een digitale besteloplossing die intuïtief werkt en die moeiteloos geïntegreerd is in hun Microsoft 365-omgeving.

Onze oplossing? De SharePoint bestelapp: een canvas PowerApp die draait op SharePoint, volledig op maat van hun noden.

Belangrijkste functionaliteiten van de SharePoint bestelapp

1. Centraal bestelpatform

Alle bestellingen verlopen via één digitaal platform. Dat betekent: geen losse e-mails meer, maar één overzicht van alle aanvragen, goedkeuringen en leveringen.

2. Intuïtieve interface

De startpagina is simpel gehouden: gebruikers kunnen kiezen om een nieuwe bestelling te plaatsen of bestaande bestellingen te raadplegen. Drempelvrij, ook voor minder digitale profielen.

3. Productdetails & categorisering

Gebruikers voegen eenvoudig productomschrijvingen toe, selecteren categorieën en kunnen prijsafspraken registreren. Dankzij dropdowns en validatie wordt alles correct ingevuld.

4. Leveranciersbeheer

Het systeem laat toe om bestaande leveranciers te selecteren of nieuwe toe te voegen, mét automatische weergave van relevante contactgegevens.

5. Bestelregels, kortingen en btw

Elke bestelling kan meerdere regels bevatten. Gebruikers kunnen kortingen toevoegen, btw berekenen en foutloos meerdere items bestellen in één flow.

6. Automatische PDF-generatie

Na elke bestelling wordt er automatisch een professioneel PDF-bestelformulier gegenereerd. Dat kan gedeeld worden met interne collega’s of externe leveranciers.

Slimme technologie onder de motorkap

De app is gebouwd als canvas PowerApp en integreert met:

• SharePoint-lijsten, waarin alle besteldata centraal bewaard worden.
• Power Automate, dat zorgt voor automatische goedkeuringsflows en meldingen bij nieuwe bestellingen.
• Microsoft Teams, waar de meldingen van goedkeuringen ook terechtkomen indien gewenst.

Alles gebeurt binnen het veilige ecosysteem van Microsoft 365, zonder extra logins of aparte tools.

Waarom koos InOpSys voor deze aanpak?

InOpSys, gespecialiseerd in het hergebruik van processtromen in de chemie, heeft een regelmatige behoefte aan testmaterialen en chemische producten. Hun bestelproces moest snel, duidelijk en traceerbaar zijn. Dankzij deze toepassing:

• Vermijden ze dubbele bestellingen.
• Is er altijd een overzicht van bestellingen per project.
• Worden goedkeuringen sneller opgevolgd.
• Is de administratie aanzienlijk verlicht.

Ook interessant voor andere sectoren

Hoewel deze bestelapp op maat werd gebouwd voor een chemiebedrijf, is ze perfect inzetbaar in productieomgevingen, zorginstellingen, onderwijsinstellingen en retail. We passen de functionaliteiten eenvoudig aan aan de specifieke noden van jouw sector.

Benieuwd naar de mogelijkheden met VanRoey?

Wil je zelf ook een interne bestelapp op maat? Of zoek je een efficiënte manier om je processen te digitaliseren met behulp van SharePoint, Power Apps of Power Automate?

Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo of adviesgesprek.

Bij VanRoey kijken we verder dan de oplossing alleen. Dankzij onze Managed Services zorgen we ervoor dat jouw digitale tools optimaal blijven presteren, veilig zijn en evolueren met je organisatie. Zo heb jij altijd een expertenteam achter je dat proactief meedenkt en ondersteunt – vandaag én morgen.